Plantilla de factura de costes
La AEB 19 puede presentarse en cualquiera de los dos formatos. El formato se especifica en las opciones de procesamiento del programa Borrador de Archivo de Remesas AEB 19 – España (R74S6729). El formato 1 contiene el número de factura en el campo de referencia. El formato 2 contiene el número de borrador en el campo de referencia. El formato que se selecciona depende de los requisitos del banco al que se remiten los giros.
Utilice el formato AEB 58 para remitir letras de cambio para las que el banco le adelantará los fondos antes de la fecha de vencimiento de la letra. Este proceso se denomina descuento de letra de cambio. Al descontar una letra de cambio en España, debe reconocer la responsabilidad contingente.
El programa de Agrupación de Facturas por Giros agrupa las facturas abiertas de la tabla F03B11 por número de cliente o número de pagador; y por empresa, código de moneda y fecha de vencimiento neto. También puede utilizar el modo detallado para agrupar cada partida de pago de factura con la misma fecha de vencimiento neto en un borrador.
Para cada grupo, el programa asigna el número del borrador como número de control. El programa también produce un informe que incluye un total para cada grupo de facturas. Este total es el importe del borrador.
Cómo calcular el coste por factura
Dependiendo de lo detallado que sea, no suele ser difícil calcular sus propios costes de AP. Simplemente sume sus costes por año y divídalos por el número de facturas que haya procesado. El mayor coste suele ser el de la mano de obra, pero también debe incluir la infraestructura, como el software y el hardware; los bienes físicos, como los cheques de papel, los sobres y los sellos; las tasas de transacción de cualquier tipo; y cualquier otro gasto que necesite para hacer funcionar su departamento. (MineralTree tiene una útil visión general con más detalles.) Calcular su coste por factura es extremadamente útil como indicador de la salud de AP, así como un valioso KPI utilizado para evaluar las mejoras a largo plazo.
Como socio de oro de SAP y proveedor líder en Norteamérica de soluciones de gestión de facturas de SAP, hemos podido analizar los sistemas y ofrecer las ventajas de la automatización de facturas a través de cientos de proyectos. Aunque cada cliente ha sido único, hemos encontrado varios problemas de PA que afectan a empresas de todos los tamaños.
Además, los clientes se sorprenden al descubrir que muchas de las causas fundamentales de sus problemas residen en la diferencia entre «cómo pensamos que funciona nuestro sistema» y «cómo funciona en realidad». Los atajos cotidianos, las soluciones alternativas y los casos de «excepción única», aunque pretenden acelerar la ejecución, a menudo se convierten en prácticas estándar que restan tiempo, dinero y recursos al equipo de AP. Optima cuenta con un proceso probado para descubrir y abordar las causas fundamentales de la ineficacia de AP y ofrecer una solución racionalizada con flujos de trabajo eficientes y eficaces que aumentan el rendimiento de la inversión de su entorno de software. También disponemos de programas para supervisar y mantener su entorno con el fin de detectar y eliminar las incidencias antes de que se conviertan en problemas. (Obtenga más información sobre Optima TotalCare™ aquí)
Sello de la empresa en la factura
¿Cuántas facturas procesa su empresa al día? Esta pregunta crítica es fundamental para evaluar si el departamento de cuentas por pagar de una empresa funciona como debería. En el caso de una pequeña empresa, la cifra puede ser pequeña porque no se realizan muchas transacciones con proveedores externos. Sin embargo, en el caso de las grandes empresas, el volumen anual de facturas puede ascender fácilmente a cientos de miles. ¿Sus empleados pueden seguir ese ritmo?
¿Cuántas facturas puede procesar un empleado de cuentas por cobrar? En los flujos de trabajo manuales tradicionales, la respuesta estándar suele ser unas cinco facturas por hora. En el transcurso de un día de trabajo y de un mes normal, un empleado podría procesar casi 1.000 facturas, suponiendo que cada una de ellas se ajuste a los estándares esperados y no haya errores que conciliar.
No es difícil darse cuenta de que estas cifras son demasiado bajas para las empresas que deben procesar un gran volumen de facturas. Cuando cada empleado sólo puede gestionar cuatro o cinco facturas por hora, se podría llenar fácilmente una planta entera de la oficina o más sólo para AP tratando de mantenerse al día con sus proveedores. En este artículo, consideraremos por qué muchas empresas luchan con cifras de bajo rendimiento en AP y exploraremos qué soluciones modernas pueden eliminar estos cuellos de botella.
Coste por factura de referencia
¿Cuántas facturas procesa su organización en un día? Esta pregunta crítica es fundamental para evaluar si el departamento de cuentas por pagar de una empresa funciona como debería. En el caso de una pequeña empresa, la cifra puede ser pequeña porque no se realizan muchas transacciones con proveedores externos. Sin embargo, en el caso de las grandes empresas, el volumen anual de facturas puede ascender fácilmente a cientos de miles. ¿Sus empleados pueden seguir ese ritmo?
¿Cuántas facturas puede procesar un empleado de cuentas por cobrar? En los flujos de trabajo manuales tradicionales, la respuesta estándar suele ser unas cinco facturas por hora. En el transcurso de un día de trabajo y de un mes normal, un empleado podría procesar casi 1.000 facturas, suponiendo que cada una de ellas se ajuste a los estándares esperados y no haya errores que conciliar.
No es difícil darse cuenta de que estas cifras son demasiado bajas para las empresas que deben procesar un gran volumen de facturas. Cuando cada empleado sólo puede gestionar cuatro o cinco facturas por hora, se podría llenar fácilmente una planta entera de la oficina o más sólo para AP tratando de mantenerse al día con sus proveedores. En este artículo, consideraremos por qué muchas empresas luchan con cifras de bajo rendimiento en AP y exploraremos qué soluciones modernas pueden eliminar estos cuellos de botella.
