Costes de la empresa para facturar
Modelo de factura de gastos
Piense en sus datos como en un montón de piedras. Todos los gestores saben que tienen que ser capaces de clasificar las rocas y contarlas, pero los mejores también saben dar la vuelta a cada roca para ver qué se arrastra fuera. Al hacerlo, pueden hacer algunos descubrimientos sorprendentes.
Un ejemplo de este enfoque más profundo procede de AT&T, donde Bob Pautke, director de Access Financial Assurance, y su equipo se encargaron de garantizar que AT&T pagara la cantidad correcta por determinados servicios que compraba a otras compañías telefónicas. Su trabajo era fácil de definir, pero difícil de realizar. Los servicios eran complejos, el número de facturas era elevado y había muchos errores. AT&T temía estar pagando de más, posiblemente decenas de millones de dólares.
El enfoque obvio era buscar errores inspeccionando cada factura utilizando fuentes de datos internas que estimaban cada factura. Por desgracia, este método no estaba a la altura del reto. Aunque algunos errores eran fáciles de detectar, las fuentes internas a menudo resultaban poco fiables y muchos errores sospechosos se filtraban. Además, demostrar que una factura era incorrecta resultaba caro y la resolución tardaba demasiado.
Referencia de la factura svenska
La eficacia del trabajo es un parámetro clave de cada empresa. Sin embargo, en algunas áreas puede resultar muy difícil medir la eficacia. Un ejemplo pueden ser los procesos llevados a cabo en un centro de servicios compartidos, incluidos los servicios contables relacionados con la introducción de facturas de compra en el sistema SAP. El SNP Invoice Controller, una solución propia de SNP, es un monitor de rendimiento del centro de servicios compartidos, que permite medir el rendimiento real de todo el centro, así como de cada empleado individualmente.
En abril de 2016, había más de 900 centros de servicios en Polonia, que empleaban a unas 210.000 personas (fuente: informe "The Business Services Sector in Poland 2015"). El grupo más numeroso está formado por empresas que prestan servicios empresariales y profesionales (incluido el BPO) (40%), empresas de tecnología y telecomunicaciones (23%) y proveedores de servicios financieros (20%). Hasta el 28% de las empresas proceden de Estados Unidos, seguidas de los países escandinavos, Reino Unido, Alemania y Francia. Los centros polacos de servicios compartidos prestan servicios contables, bancarios, financieros y de seguros, así como servicios de atención al cliente, pero la mayoría de ellos prestan apoyo al área de TI.
Significado de la factura de gastos
La facturación es donde puedes gestionar tus cuentas, facturas y pagos. La facturación está disponible para cualquier persona con acceso a una cuenta de facturación u otro ámbito de facturación, como perfiles de facturación y secciones de facturas. El equipo financiero de la nube y los líderes de la organización suelen estar incluidos.
A medida que los datos se abren camino a través de la canalización, el sistema de tarificación aplica descuentos basados en su hoja de precios específica y genera el uso tarificado, que incluye el precio y la cantidad para cada registro de costes. Es la base de lo que se ve en Gestión de costes, pero eso lo veremos más adelante. A final de mes, se aplican los créditos y se publica la factura. El proceso comienza 72 horas después de que finalice su periodo de facturación, que suele ser el último día del mes natural para la mayoría de las cuentas. Por ejemplo, si su periodo de facturación termina el 31 de marzo, los cargos se finalizarán el 4 de abril a medianoche.
Los créditos se aplican como una tarjeta regalo u otro instrumento de pago antes de que se genere la factura. Aunque se realiza un seguimiento del estado de los créditos a medida que se introducen nuevos cargos en el flujo de datos, los créditos no se aplican explícitamente a estos cargos hasta final de mes.
Significado por factura
En el primer artículo de esta serie vimos hasta qué punto el proceso correcto influye en el coste, y en el segundo, de dónde proceden los costes. Ahora, ha llegado el momento de analizar cómo afectan los distintos enfoques de automatización a los costes del proceso de OCR: una solución de OCR basada en plantillas y on-prem, y la novedad del momento: una solución cognitiva de extracción de datos basada en la nube. Y para resumir este tema, veamos qué depara el futuro a los métodos de captura de datos de facturas.
Durante la década de 1980, el auge de los ordenadores en el sector empresarial marcó un gran cambio en la captura de datos. La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, que convertía el texto impreso en datos, permitió la extracción automática de datos de facturas utilizando plantillas.
Las plantillas eran un OCR zonal con ubicaciones de página fijas para campos de datos individuales, como el importe total o la dirección del proveedor, o un OCR basado en reglas configurado con una secuencia de reglas "si-entonces" que indicaban al software dónde buscar información específica.
El software in situ conlleva varios costes que a menudo se pasan por alto, desde la instalación única hasta el mantenimiento periódico. La implantación inicial y la configuración del sistema suelen llevar bastante tiempo, son caras y las realizan expertos de los proveedores. La extracción de los datos de las facturas corre a cargo de personal cualificado.
