Correo electrónico de la factura
Hay muchas razones por las que los empresarios pueden incurrir en pagos atrasados. Por ejemplo, un cliente puede haber perdido su factura original o simplemente haberse olvidado de pagar a tiempo. Por eso es importante aprender a solicitar el pago.
Sea cual sea el motivo de la demora en el pago, hay que enviar un correo electrónico de recordatorio de pago para conseguir que el cliente pague lo antes posible. Sin embargo, redactar un correo electrónico de recordatorio de pago puede ser complicado, especialmente si te preocupa parecer grosero o exigente.
Dejar pasar demasiado tiempo después de enviar una factura vencida disminuye significativamente tus posibilidades de cobrar. Solicita amablemente el pago un día después de su vencimiento: nunca se sabe cuándo pueden haber pasado por alto sus facturas pendientes.
No querrás hacer un seguimiento de una factura pendiente sólo para descubrir que te olvidaste de enviar una en primer lugar. Cuando envíes un recordatorio a tu cliente, asegúrate de que no ha habido ningún error de comunicación o de otro tipo por tu parte. Pregúntale si tuvo algún problema con la factura original y envíale otra copia si es necesario.
Le rogamos que organice el pago
En apoyo de mi opinión, Kathy Caprino, coach de carrera y liderazgo, escritora, oradora y educadora, cree que pedir dinero suscita demasiadas inseguridades y dudas. En un artículo sobre este tema, lo explica:
Basándose en la experiencia con sus clientes, Caprino llegó a la conclusión de que pedir dinero a los clientes o consumidores puede afectar a nuestra visión del valor, el impacto y el «atractivo». También parece ser una gran desventaja: a menudo tememos ahuyentar a nuestros clientes con nuestra franqueza.
Por último, mantener la profesionalidad y la cortesía en las solicitudes de pago es siempre la mejor manera de actuar. No hay que hacer un berrinche al cliente por sus facturas atrasadas, sino ser directo, preciso y persistente.
Para dar a tu cliente el beneficio de la duda, asegúrate de incluir una copia de la factura en el archivo adjunto, ya que quizás descubras que el archivo adjunto era defectuoso y el cliente no recibió la factura.
Como segundo correo electrónico de recordatorio directo para informar al cliente de que su pago ha vencido, tendrás que ser aún más firme y directo. Una llamada a la acción clara y la petición al cliente de que confirme que ha recibido el correo electrónico de la factura reducirán las posibilidades de que el cliente ignore el correo electrónico.
Pedir educadamente el pago
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La factura es el último paso de una transacción comercial bien ejecutada. Es en este punto donde ambas partes deberían estar contentas, ya que el cliente ha recibido lo que pidió y usted ha cobrado. Pero si las facturas no se pagan, puede ser frustrante perseguir los pagos de forma educada sin ser grosero o agresivo.
Como profesional de las cuentas por cobrar, usted puede influir en la rapidez con la que se resuelven estos elementos. Un compromiso cortés y directo es la clave. Muchos avisos de impago parecen automatizados y se perciben como fríos e impersonales, por lo que son fácilmente ignorados. Hemos creado seis plantillas de correo electrónico para solicitar amablemente el pago de las facturas y conseguir que se paguen las facturas vencidas.
Correo electrónico de recordatorio de facturas vencidas
Cobrar por tus servicios debería ser la norma universal de los negocios. Sin embargo, algunos clientes necesitan un empujón extra para recordárselo. No por mala intención, sino porque están preocupados por su negocio. Con una comunicación adecuada por ambas partes, los autónomos pueden hacer que la facturación sea un juego de niños y que las facturas atrasadas o vencidas sean cosa de la historia. Echa un vistazo a nuestras plantillas y comprueba cómo debes pedir el pago a tus clientes sin parecer exigente y manteniendo la profesionalidad.
Una vez que hayas terminado con lo que hayas contratado, debes enviarles un correo electrónico de solicitud de pago con la factura. El pago debe realizarse no antes de dos semanas ni después de un mes desde la fecha de finalización. Esta es la primera vez que vas a pedir el pago a un cliente.
Sin embargo, a veces las cosas no van tan bien. En caso de que tu cliente aún no te haya pagado una semana después de la fecha de vencimiento, debes enviarle otro correo electrónico de recordatorio de pago. Asegúrate de ser educado y profesional. Por lo que sabes, es posible que haya habido alguna complicación imprevista, así que hazlo más bien como un recordatorio amistoso.