¿Pueden enviarme una factura, por favor?
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¿Con qué frecuencia tus clientes tienen un pago pendiente o pagan sus facturas con retraso o, si eres contable o tenedor de libros, con qué frecuencia tus clientes cobran con retraso? Xero echó un vistazo a sus datos y descubrió que el 48% de las facturas se pagaban con retraso. Pero lo más preocupante es el efecto que esto tiene en las empresas. Un estudio de la Federación de Pequeñas Empresas reveló que en el Reino Unido se podrían evitar 50.000 quiebras de pequeñas empresas cada año si se eliminara la morosidad.
En Chaser, la persecución de los pagos es nuestra especialidad. Llevamos varios años perfeccionando nuestras plantillas de correo electrónico de persecución de pagos para producir las que consideramos más eficaces para conseguir que se pague a tiempo. Los usuarios de Chaser tienen esas plantillas de correo electrónico integradas en su cuenta para poder perseguir automáticamente a todos sus clientes con las plantillas de mejores prácticas (puede probar la persecución automática de forma gratuita durante 14 días aquí).
Cómo solicitar el pago de la factura
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La factura es el último paso de una transacción comercial bien ejecutada. Es en este punto donde ambas partes deberían estar contentas, ya que el cliente ha recibido lo que pidió y usted ha cobrado. Pero si tus facturas no se pagan, puede ser frustrante perseguir los pagos de forma educada sin ser grosero o agresivo.
Como profesional de las cuentas por cobrar, usted puede influir en la rapidez con la que se resuelven estos elementos. Un compromiso cortés y directo es la clave. Muchos avisos de impago parecen automatizados y se perciben como fríos e impersonales, por lo que son fácilmente ignorados. Hemos creado seis plantillas de correo electrónico para solicitar amablemente el pago de las facturas y conseguir que se paguen las facturas vencidas.
Carta de solicitud de pago
Usted ha emitido una factura con una plantilla de correo electrónico al cliente. Usted espera que el asunto aparezca con la estructura Nombre de la cuenta – Factura de cliente ABC (ABC representa el ID de la factura de cliente), sin embargo, en lugar de Factura de cliente, se escribe Abono.
El asunto del correo electrónico de la factura de cliente/abono está influenciado por el valor total bruto disponible en el documento. Si el valor es negativo, el sistema mostrará Abono. Si el valor del documento es positivo, el sistema mostrará Factura de Cliente.
Todavía no hemos recibido el pago de su cliente pero nos han indicado que se ha enviado
Las facturas electrónicas (facturas electrónicas) sustituyen a las facturas en papel. Se envían a la dirección de correo electrónico indicada en el formulario de aceptación en lugar de enviarse por el correo polaco (correo tradicional). Las facturas electrónicas tienen la forma de archivos PDF, están firmadas electrónicamente y cuentan con un sello de tiempo calificado. Las facturas electrónicas tienen las mismas características contables y fiscales que las facturas tradicionales (en papel).
Las facturas electrónicas facilitan la planificación de los gastos, ya que se reciben con mucha antelación. En consecuencia, se eliminan los retrasos en los pagos y sus desagradables consecuencias: una factura electrónica llega siempre a tiempo.
Al utilizar las facturas electrónicas, puede deshacerse de las copias impresas de los documentos que ocupan espacio en su oficina (las facturas electrónicas se almacenan en una carpeta electrónica). Al elegir el formato electrónico, el cliente o su empresa no se exponen al riesgo de divulgación de datos no deseados, ya que las facturas electrónicas se envían directamente a la dirección de correo electrónico del destinatario indicado. Con esta solución, se puede recoger el documento en cualquier lugar con acceso a Internet. Además, la factura electrónica no consume recursos naturales y es respetuosa con el medio ambiente.
