Corregir un dato de una factura auto
¿Cuánto tiempo tarda el proceso de autoentrada?
El procesamiento automatizado de facturas simplifica el proceso de Cuentas por Pagar (AP) agilizando la recepción, la captura, la aprobación y el almacenamiento de las facturas al trasladarlas digitalmente a través de la empresa. La facturación manual es propensa a errores y está anticuada. La automatización ya no debe ser algo que sólo hagan sus competidores.
Después de leer este artículo, entenderá qué es el procesamiento automatizado de facturas y en qué se diferencia de los procesos manuales basados en papel. Aprenderá cómo puede utilizarse en su organización para impulsar el cambio, reducir los costes y marcar una diferencia tangible en la vida laboral de su personal.
El procesamiento automatizado de las facturas es una forma de simplificar los procesos contables, dejando atrás la introducción manual de datos en papel, propensa a errores, para adoptar un enfoque digital más racionalizado. El software de automatización debe ser capaz de extraer la información de una factura y de introducirla en un sistema de cuentas por pagar o ERP.
El procesamiento tradicional de las facturas, en el que se reciben, se cotejan manualmente con una orden de compra, se introducen en un sistema financiero, se codifican y luego se pagan, lleva mucho tiempo, y eso si no hay problemas en el camino.
Automatización de facturas python
En este artículo, analizamos cómo y cuándo el software de captura de facturas es una solución viable y puede utilizarse para eliminar la introducción manual de datos. Discutimos en detalle cómo funciona el software de captura de facturas en general y qué métodos conducen a datos precisos.
La digitalización del lugar de trabajo continúa su camino hacia el éxito. Se acabaron los días de los archivadores de papel que ocupaban un precioso espacio de oficina con el tamaño de un pequeño almacén. Los procesos empresariales actuales están en su mayoría digitalizados y la impresión de documentos se ha convertido en la excepción y ya no es la norma para los documentos empresariales.
La mayoría de las facturas entrantes se reciben hoy en día en formatos digitales (PDF, imagen escaneada, foto, correo electrónico, ...). Aunque esto ya agiliza el proceso empresarial y hace que la capacidad de almacenamiento físico sea irrelevante, persiste un problema importante: ¿Cómo aprovechar los datos ocultos en esas facturas digitalizadas? ¿Y cómo acceder fácilmente a los datos clave de las facturas y trasladarlos al lugar que les corresponde?
Aquí es donde entra en juego el software de captura de facturas automatizado. Cada factura contiene datos clave que son cruciales para la contabilidad, la planificación de recursos y las aplicaciones de inteligencia empresarial. Los datos atrapados en las facturas deben transferirse a los sistemas de ERP, contabilidad o análisis de datos.
Cómo automatizar el procesamiento de facturas en Excel
No se puede añadir o eliminar un libro de cuentas de control para una transacción utilizando Transacciones correctas. Se trata de cuentas del libro mayor asignadas automáticamente y que incluyen cuentas bancarias, deudores comerciales, acreedores comerciales y el IVA.
Algunas cuentas del libro mayor pueden configurarse para que sólo puedan utilizarse en determinados tipos de transacciones. No se puede cambiar a una cuenta del libro mayor que no esté configurada para ser utilizada en este tipo de transacción. Por ejemplo, no puede cambiar la cuenta del libro mayor en una factura de compra, a una configurada sólo para Ventas.
Cuando se utiliza el esquema de IVA a tanto alzado, se puede seleccionar una casilla de verificación de IVA a tanto alzado externo al contabilizar una transacción en una cuenta de activo fijo. No se puede cambiar de una cuenta de activo fijo con la Tarifa Plana Exterior marcada a una cuenta de libro mayor de activo no fijo.
Cómo cargar facturas en Autoentry
Software de automatización de facturasEl ciclo Procure to Pay suele implicar los siguientes pasos:FuenteHay 3 pasos en cualquier procesamiento de facturas:- Escanear la factura física- Interpretar los datos de la factura de acuerdo con las reglas de negocio- Archivar los datos en cualquier ERPAhora hay dos tipos de software de procesamiento de facturas en el mercado :El software debe extraer de forma inteligente la información requerida y validarla de acuerdo con las reglas de negocio como la asignación a un número de orden de compra antes de empujar los detalles finales en el ERP para el procesamiento de pagos. Los sistemas basados en reglas no se adaptan bien, ya que las empresas siguen añadiendo o cambiando proveedores y escribir nuevas reglas cada vez es un proceso ineficiente. Estos softwares también ofrecen integración con la mayoría de los softwares ERP como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365. Flujo de trabajo de procesamiento automatizado de facturasUno necesita ejecutar una coincidencia de tres vías entre las órdenes de compra, las facturas y los recibos.Cualquier software de procesamiento automatizado de facturas necesita ejecutar una coincidencia de tres vías de la orden de compra, las facturas recibidas contra la orden de compra y los recibos generados contra la factura. Cada uno de estos documentos tiene un número único que debe ser asignado a cada uno de ellos:
