Control de facturas emitidas en excel
Crear factura en word a partir de datos de excel
Todas las empresas dependen de los pedidos de los clientes para sus ingresos. Un error en la tramitación de un pedido puede suponer fácilmente la pérdida de ese cliente y una desastrosa pérdida de ingresos para la empresa. Incluso podría ser suficiente para quebrar el negocio y cerrarlo por completo.
Hacer un seguimiento de los pedidos y asegurarse de que se facturan correctamente es de vital importancia en cualquier negocio. Si un cliente llama para pedir un informe sobre el estado y la fecha estimada de entrega de un pedido, es necesario contar con un sistema sólido que proporcione esta información al instante. El cliente no quiere oír "Tendré que llamarle para eso".
Esto no puede hacerse de manera eficiente utilizando un sistema manual, por ejemplo, escribiendo la información en un cuaderno. Una aplicación de Excel adaptada a sus propias necesidades ayudará a su empresa a sobrevivir en el difícil clima económico al que nos enfrentamos.
Hay paquetes disponibles para llevar a cabo estas funciones en una empresa, pero no hay dos empresas exactamente iguales (aunque pertenezcan al mismo sector), y todas tienen sus propios requisitos individuales sobre lo que desean que haga la aplicación y los datos que quieren almacenar en ella.
Cómo hacer un seguimiento de las facturas y los pagos en Excel
El equipo de cuentas por pagar es uno de los más activos de cualquier empresa. Coger las pilas de facturas a diario e introducir manualmente los datos de miles de facturas en el sistema de contabilidad al mes es una tarea que lleva mucho tiempo, pero que hay que hacer, no obstante. Las plantillas de Excel han sido el método preferido por las empresas para la facturación masiva durante años. Excel proporciona estructuras básicas que son fáciles de usar y entender, pero también puede ser muy limitante y no siempre puede satisfacer las necesidades específicas de los equipos de AP. Más información sobre cómo automatizar las facturas en Excel.
La ventaja más importante de utilizar un formato de factura en Excel es la coherencia en la estructura y el formato. Las organizaciones envían facturas con el mismo patrón a múltiples clientes, y Excel ha demostrado ser fiable a lo largo del tiempo en este sentido. Enviar siempre la misma factura estructurada facilita a los equipos de cuentas por cobrar el procesamiento y la realización de los pagos con mayor rapidez. Tradicionalmente, esta ha sido la forma en que se ha utilizado Excel en las cuentas por pagar y las fórmulas de Excel se utilizaban para realizar los cálculos.
Cómo crear una factura en Excel con una fórmula
Utilice esta plantilla para el seguimiento de órdenes de compra y pagos en Excel. Cree órdenes de compra automatizadas, remesas de pago y estados de cuenta de proveedores. La plantilla también crea informes automatizados que incluyen una revisión de las compras de 12 meses, un análisis de la antigüedad de las cuentas individuales o de todas las cuentas de los proveedores, los saldos de las cuentas de los proveedores y una previsión de los pagos de los proveedores.
Esta plantilla permite a los usuarios crear órdenes de compra automatizadas, remesas de pago y extractos de cuentas de proveedores basándose en los detalles de la empresa, la información del proveedor y los detalles de la orden de compra y la factura del proveedor registrados en las hojas correspondientes. La plantilla también facilita la creación de informes automatizados que incluyen una revisión del historial de compras de 12 meses, un análisis de la antigüedad de las cuentas de proveedores individuales o de todas ellas, los saldos de las cuentas de proveedores y una previsión de pagos a proveedores. La plantilla puede utilizarse tanto para los proveedores de existencias como para los de servicios.
Configuración: esta hoja permite a los usuarios personalizar la plantilla para sus empresas introduciendo los datos empresariales y fiscales adecuados. También contiene una lista de códigos de error introducidos por el usuario a título informativo.
Cómo crear una factura en excel con base de datos
A nivel mundial, las empresas producen un número asombroso de facturas: un informe de Billentis de 2019 sobre el estado de la facturación electrónica sitúa el total actual en 550 mil millones de facturas al año. En una encuesta de 2018, Levvel descubrió que el 36% de las facturas se presentan en formato papel, lo que significa que 352 mil millones de facturas se reciben electrónicamente1, principalmente en formato de documento portátil (PDF). Y podemos asumir con seguridad que la mayoría de los equipos de cuentas por pagar (AP) están escaneando las facturas en papel para poder procesarlas.
La versatilidad y flexibilidad del PDF lo han convertido en el formato de archivo oficial de facto para compartir documentos y colaborar. Sin embargo, convertir los datos de las facturas en PDF en las herramientas de contabilidad puede suponer un reto. En esta entrada del blog, nos centraremos en cómo se pueden exportar los datos de los PDF a programas de hojas de cálculo como MS Excel.
Adobe inventó el PDF hace más de 25 años. Su objetivo es facilitar el intercambio y la presentación de documentos entre plataformas, permitiendo así a los usuarios crear y compartir documentos con los dispositivos y el software de su elección. Por ejemplo, un vendedor puede crear una factura en MS Word en un PC con Windows, guardarla como PDF y enviarla a un cliente que puede leer y firmar el PDF en un Mac. El cliente puede incluso editar la factura y enviarla de nuevo al proveedor para realizar cambios adicionales si es necesario.
