Consecuencias al poner por definir en factura
Formulación de facturas
La casación de facturas es una de las actividades clave del departamento de cuentas por pagar de una empresa. Es una tarea que puede ser compleja, llevar mucho tiempo y consumir muchos recursos. Pero, si se hace bien y se aprovechan las herramientas de automatización modernas, la conciliación de facturas puede ahorrar tiempo a su equipo de cuentas a pagar al permitir el procesamiento de facturas sin intervención mediante sólidas soluciones de automatización de cuentas a pagar.
El cotejo de facturas es el proceso de comparar la información de la factura con los documentos justificativos, como la orden de compra, la entrada de mercancías y el contrato. El proceso de cotejo de facturas tiene por objeto garantizar la exactitud de los pagos a proveedores y la correcta contabilización de los costes; también permite el cumplimiento de los contratos de compra y la fácil detección de facturas potencialmente fraudulentas.
El cotejo de facturas se utiliza cuando una factura de proveedor va precedida de un pedido de compra (PO) de la organización compradora. Esto significa que el comprador ha creado una solicitud de compra en la que se indican los bienes o servicios necesarios, la cantidad, el proveedor y el precio contratado. Una vez aprobada la solicitud de compra, se genera una orden de compra y se envía al proveedor. Tras la entrega de los bienes o servicios, el comprador suele tener que registrar una entrada de mercancías en el sistema ERP o de aprovisionamiento. Dado que la aprobación del coste se obtiene en la fase de solicitud de compra, la factura no necesita otra ronda de aprobación siempre que los detalles de la factura coincidan con la orden de compra y la entrada de mercancías.
Ejemplo de factura
Tiempo de lectura: 5 minutosAtrapadas en la continua espiral de proporcionar ofertas de calidad, mejorar los servicios existentes y captar nuevos clientes, las empresas suelen tratar la facturación como algo secundario cuando merece más atención de la que recibe.
La facturación es fundamental para cualquier empresa. Equivocarse significa interrumpir el flujo de caja y el buen funcionamiento de la empresa. Sin embargo, más allá de servir como herramienta para cobrar, un mecanismo de facturación bien organizado puede reforzar la identidad de la marca, ganarse la confianza de los clientes e incluso garantizar un patrocinio recurrente a largo plazo.
Si un documento tan importante suele estar plagado de errores, la imagen de la empresa quedará mal e incluso los clientes deshonestos podrán eludir el pago. Por eso, para ayudar a las empresas a evitar este tipo de pesadillas, hemos elaborado una lista de los errores de facturación más comunes con sugerencias prácticas para evitarlos.
Olvidarse de enviar las facturas o retrasar la tarea crea contratiempos para sus pagos e incluso podría animar a los clientes a restar prioridad a su compromiso de pagarle. A menos que tenga un acuerdo financiero específico con sus clientes, como facturarles el día 1 o el 15 de cada mes, lo mejor es enviar las facturas en cuanto se realice el trabajo.
Tramitación de facturas
Una buena gestión de clientes y proveedores le garantizará un flujo constante de dinero procedente de las ventas para poder pagar sus facturas. Aprenda a elaborar facturas y a gestionar a sus deudores (las personas que le deben dinero), así como a pagar y establecer relaciones sólidas con sus acreedores (sus proveedores).
Una factura fiscal por ventas inferiores a 1.000 $ (incluido el impuesto sobre bienes y servicios) debe incluir los 6 datos siguientes, aunque puede haber más requisitos en función del precio total de venta y de cómo se vendan los bienes o servicios.
Qué debe figurar en una factura
Cuando las facturas de un envío postal llegan a un miembro de su equipo de cuentas por pagar, ¿qué ocurre a continuación? En muchas empresas, este momento desencadena una compleja serie de pasos de procesamiento de facturas que es lenta, propensa a errores y, más a menudo, fuente de problemas que de conocimientos.
Tanto si se trata de procesos basados en papel como de empresas estancadas entre los flujos de trabajo en papel y los digitales, los problemas con las facturas pueden influir negativamente en el balance final. Sin embargo, identificar los problemas de procesamiento de facturas a los que se enfrenta su empresa e implantar soluciones que los aborden en profundidad no tiene por qué ser difícil.
Muchos de estos problemas son comunes en empresas que trabajan a cualquier escala. En esta guía, examinaremos 10 de los retos más típicos de las cuentas a pagar a los que se enfrentan las empresas hoy en día, incluidos los problemas inherentes a los sistemas tradicionales de cuentas a pagar y los errores introducidos por los miembros del personal.
¿Cuáles son los retos de las cuentas a pagar? Antes de que pueda seleccionar e implantar una solución adecuada, tendrá que identificar las áreas en las que sus equipos y procesos de cuentas a pagar no son todo lo eficientes que podrían ser. Si no se afrontan estos retos de frente, las consecuencias son reales: malas relaciones con los proveedores, aumento de los gastos por retrasos en los pagos y un claro impacto en los resultados.
