Concepto que se le pone en la factura

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La invención de los ordenadores trajo consigo el siguiente gran cambio en la facturación. Esta revolución se desencadenó por el deseo de reducir los costes y la mano de obra tradicionales. La facturación se hizo más barata, fácil y rápida con las facturas electrónicas.

La llegada de Internet dio lugar a formas mejores, más seguras y más ecológicas de comunicarse con los clientes. Las facturas en línea carecen de papel, ya que se envían por correo electrónico y los pagos se realizan en línea.

El software de facturación ayuda a que las relaciones con los clientes alcancen un nuevo nivel. Un buen software de facturación incluye soporte CRM y un portal del cliente para que los clientes puedan hacer un seguimiento de sus transacciones o realizar pagos en línea.

Más información

Una factura de compra se crea normalmente a partir de una orden de compra o de un recibo de compra. Los detalles del artículo del proveedor se incluirán en la factura de compra. Sin embargo, también puede crear una factura de compra directamente.

Dimensiones Contables le permite etiquetar transacciones basadas en un Territorio, Sucursal, Cliente, etc. específico. Esto ayuda a visualizar los estados contables por separado en función de los criterios seleccionados. Para saber más, visite la página Dimensiones Contables.

Retener Factura: Active esta casilla para retener la factura de compra. Esto sólo puede hacerse antes de presentar la factura. Una vez habilitada la opción "Retener Factura" y enviada la factura de compra, el estado cambiará a "Retenida Temporalmente".

Puede establecer la moneda en la que se enviará la factura de compra. Esto se obtiene de la Orden de Compra. Si establece una Lista de Precios, los precios de los artículos se obtendrán de dicha lista. Al marcar "Ignorar Regla de Precios" se ignorarán las Reglas de Precios establecidas en Cuentas > Regla de Precios.

En esta sección se pueden establecer descuentos adicionales para toda la factura. Este descuento puede basarse en el Gran Total, es decir, después de impuestos/cargos, o en el Total Neto, es decir, antes de impuestos/cargos. El descuento adicional puede aplicarse como porcentaje o como importe.

Factura frente a recibo

El procesamiento de facturas implica el ciclo completo de recepción de una factura de un proveedor, su aprobación, el establecimiento de una fecha de envío, el pago de la factura y su posterior registro en el libro mayor. Es un aspecto crítico de la gestión de una empresa.

Cuando las facturas de los proveedores no se pagan a tiempo, se puede interrumpir el flujo de entrada de servicios, suministros y materias primas y dañar las relaciones con los proveedores. Uno o dos impagos pueden perdonarse, pero la morosidad continuada perjudicará a su empresa.

Gracias a los avances tecnológicos, excusas como "el cheque está en el correo" ya no sirven cuando se trata de procesar facturas. Sus proveedores saben que la mayoría de las empresas utilizan algún tipo de sistema automatizado para recibir y registrar sus facturas y ponerlas en el proceso de pago.

El seguimiento y el pago de las facturas de los proveedores, el procesamiento de facturas es la serie de pasos que tienen lugar desde el momento en que se recibe una factura de un proveedor hasta que se paga y se registra en el libro mayor.

Tanto si la factura se recibe por correo, como si es un PDF adjunto a un correo electrónico o una factura electrónica, la información que contiene debe escanearse manual o automáticamente en el sistema contable. A partir de ahí, la factura pasa por un flujo de trabajo específico de aprobación y pago.

Facturación electrónica

El vendedor puede enviar al cliente facturas en papel o electrónicas. Las facturas pueden pagarse de una sola vez o a plazos, en función de las condiciones de pago que se hayan acordado. Dependiendo de la finalidad, existen diferentes tipos de facturas que las empresas pueden crear para sus clientes.

Las facturas representan algo más que un documento formal que proporciona la información necesaria para obtener pagos de los clientes. Pueden ayudarle a proyectar una imagen profesional y a mantenerse organizado durante la declaración de impuestos. He aquí las principales razones por las que las facturas son esenciales:

Dado que las facturas registran las ventas que has realizado, contienen información clave como los precios unitarios de los bienes o servicios, los importes totales y las fechas de las transacciones que se han producido, etcétera. Estos registros le ayudan a conocer mejor las pautas de compra de los clientes, las tendencias de pago, los periodos de máxima compra, los productos más vendidos y mucho más. Esto le ayuda a adaptar su inventario mediante la previsión de la demanda y el desarrollo de estrategias de marketing eficaces para dirigirse a los clientes adecuados con los productos adecuados en el momento adecuado.