Concepto de factura adquisicion o gastos
Ejemplo de factura
Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la misma. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para la referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden figurar en la factura, así como la información relativa a los descuentos, los detalles de pago anticipado o los gastos de financiación aplicados en caso de retraso en los pagos. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación y envío y los impuestos asociados, y expone el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten buscar y clasificar más fácilmente transacciones concretas o fechas específicas.
Verificación de la fecha de la factura
Las cuentas por pagar son responsables de gestionar el procesamiento de las facturas de los proveedores, desde la recepción de la factura, pasando por la codificación y las aprobaciones, hasta que el pago se contabiliza en el ERP o el sistema financiero y está listo para el pago. Hay dos tipos principales de facturas de proveedores: las facturas basadas en órdenes de compra, también llamadas facturas PO, y las facturas de gastos (o facturas no PO). Descubra las diferencias entre estos dos tipos, y por qué el proceso de aprobación de facturas difiere según el tipo.
La diferencia entre las facturas PO y las no PO radica en la compra que generó la factura. Cuando existe un proceso de solicitud de compra, la compra será desencadenada por una orden de compra (PO) previamente aprobada que se envía al proveedor. En el caso de las compras realizadas fuera del proceso de compra regulado, el proveedor envía una factura que no es de pedido, también llamada factura de gastos.
Una factura PO debe incluir el número de orden de compra y los detalles de los bienes o servicios suministrados según lo acordado entre el comprador y el proveedor. Al llegar a cuentas por pagar, la factura de pedido se coteja con la orden de compra para garantizar que todos los detalles se corresponden. En la mayoría de los casos, las empresas realizan un cotejo de facturas a tres bandas para verificar que los detalles de la factura de pedido coinciden tanto con el pedido de compra como con la entrada de mercancías registrada en el sistema de compras o ERP tras la recepción de los bienes o servicios. Las facturas de pedidos suelen incluir facturas de compras de material directo.
Una factura vertalen
Las facturas suelen pasar por numerosas etapas en el departamento de cuentas por pagar antes de ser aprobadas finalmente. Entender la diferencia entre una factura con pedido y una factura sin pedido es muy importante, especialmente para las empresas que buscan automatizar el proceso de cuentas por pagar.
La mayoría de las facturas de proveedores pueden dividirse en dos categorías: Facturas PO y no PO. Para comprender mejor las diferencias entre ambas, es importante entender en qué se diferencian los procesos de compra con y sin pedido.
Una factura PO es aquella que tiene una orden de compra adjunta. Básicamente, estas facturas se generan después de la aprobación de una orden de compra. Las facturas de pedido contienen detalles sobre los bienes o servicios adquiridos y un número de orden de compra correspondiente.
Cuando el departamento de AP recibe las facturas de los pedidos, las coteja con el pedido correspondiente. Esto garantiza que no haya incoherencias entre el pedido original y la factura de pedido. Las facturas de pedido suelen ser aprobadas previamente.
Como su nombre indica, una factura sin pedido es aquella que no tiene su correspondiente orden de compra. Este tipo de facturas también se conocen como facturas de gastos, y suelen indicar cualquier compra indirecta realizada por una empresa. Debido a la naturaleza de las compras indirectas, las facturas sin pedido no suelen ser aprobadas previamente.
Plantilla de factura
El vendedor puede enviar al cliente facturas en papel o electrónicas. Las facturas pueden pagarse de una sola vez o a plazos, según las condiciones de pago que se hayan acordado. Dependiendo del propósito, hay diferentes tipos de facturas que las empresas pueden crear para sus clientes.
Las facturas representan algo más que un documento formal que proporciona la información necesaria para obtener pagos de los clientes. Pueden ayudarle a proyectar una imagen profesional y a mantenerse organizado durante la declaración de impuestos. He aquí las principales razones por las que las facturas son esenciales:
Dado que las facturas registran las ventas que has realizado, contienen información clave como los precios unitarios de los bienes o servicios, los importes totales y las fechas de las transacciones realizadas, etc. Estos registros le ayudan a conocer los patrones de compra de los clientes, las tendencias de pago, los periodos de máxima compra, los productos más vendidos y mucho más. Esto le ayuda a adaptar su inventario mediante la previsión de la demanda y el desarrollo de estrategias de marketing eficaces para dirigirse a los clientes adecuados con los productos adecuados en el momento oportuno.
