Importancia del comprobante de pago
En las empresas, el registro de las transacciones sólo tiene lugar cuando hay alguna prueba documental. Estos confirman la transacción. Pueden ser en forma de recibo, contrafactura, nota de caja, recibos de pago y factura. Estas pruebas no son más que un documento fuente. Estos documentos sirven de base para preparar los comprobantes. Sobre la base de estos comprobantes, el contable realiza los asientos en los libros de contabilidad.
En cuanto a la factura, cada vez que se realiza una transacción de venta a crédito, la empresa prepara un documento fuente. Así, el documento de origen que prepara el proveedor es una factura. Esta factura se envía al comprador de los bienes, que la denomina «factura». Por lo tanto, una factura o un recibo son la misma cosa.
SignificadoLos vales son una declaración detallada por escrito que constituye la base para pasar los asientos contablesUna factura es un instrumento no negociable que el vendedor prepara en el momento de la venta a crédito y lo envía al cliente.
Un vale es un documento escrito que sirve de prueba de la transacción realizada. Contienen un número de serie y están en formato impreso/digital. Se preparan en diferentes colores, para distinguirlos entre sí. Al generarse la factura, o al recibirse la factura, los asientos se realizan primero en los comprobantes. A continuación, sobre la base de estos comprobantes, se realiza el registro en los libros diarios o auxiliares.
Tipos de comprobantes de pago
Una vez definida la configuración, el sistema asigna automáticamente un número corriente cada vez que se genera un nuevo recibo oficial o comprobante de pago a través de Finanzas ➔ Entradas ➔ Informes ➔ Recibo oficial y Finanzas ➔ Entradas ➔ Informes ➔ Comprobante de pago. El número se incrementa sólo después de cada impresión final. Para reimprimir recibos oficiales y comprobantes de pago existentes con los mismos números de recibo o comprobante, vaya a CRM ➔ Entradas ➔ Documentos.
Tenga en cuenta que sólo se asignará un número corriente para cada uno de los recibos oficiales y comprobantes de pago de cada cuenta creada en cada entrada. Por lo tanto, si se realiza un pago a dos cuentas diferentes con dos facturas, el sistema generará dos comprobantes de pago, cada uno de los cuales contendrá un número de comprobante diferente y la descripción de la factura coincidente. Como estos comprobantes se imprimen de una sola vez, es aconsejable imprimirlos para una sola cuenta en lugar de para una serie de cuentas a la vez. De este modo, cuando sea necesario reimprimir los comprobantes existentes, podrá hacerlo sólo para la cuenta prevista y no para el resto de las cuentas que se encuentran en el rango especificado.
¿Qué es un vale en contabilidad?
Un comprobante es un documento justificativo de los asientos pasados en los libros de contabilidad. Un vale se prepara cuando se recibe una factura del proveedor y se realiza el pago. Sirve como prueba de la realización de una transacción y mantiene un control efectivo sobre el proceso de cuentas por pagar.
La creación de comprobantes garantiza la autorización de cada pago y la recepción del artículo comprado. Proporciona un mecanismo de control interno eficaz. También son muy útiles durante las auditorías. Sirven como prueba de las transacciones que aparecen en los estados financieros.
(4) Comprobantes: sirven como prueba documental de las transacciones realizadas en el pasado. Ejemplo: se puede adjuntar la factura de un gasto junto con el comprobante principal para respaldar el mismo. Las facturas de combustible se adjuntan a los comprobantes de transporte.
Ejemplos de vales y facturas
Los comprobantes de pago se utilizan para registrar los pagos que se deben a los proveedores y para mantener el historial de pagos. Una vez contabilizados, pueden añadirse a Cheques o Cheques Rápidos para procesar e imprimir cheques. Los gastos pagados a los Proveedores en nombre de los Clientes (anticipo de costes) pueden recuperarse a través de las Distribuciones de Gastos definidas en los Comprobantes de Pago.
Nota: El programa crea un nuevo comprobante con un importe negativo para compensar el comprobante original. El programa paga los vales positivos y negativos con un cheque de número cero que no aparece en ningún informe. El comprobante no aparecerá en la Consulta de Proveedores ni en el Informe de Partidas Abiertas Vencidas.
