Componentes de una factura electronica
Factura digital o hardware oculus
La facturación electrónica (e-factura) es un sistema de procesamiento de transacciones de bajo coste que aprovecha la tecnología de la información para transformar un proceso de facturación manual y orientado al papel en una versión electrónica más rápida y eficiente de envío de datos y mantenimiento de registros. La Directiva 2001/115/CE del Consejo de la UE ofrece una definición de la facturación electrónica: "El envío de facturas "por medios electrónicos", es decir, la transmisión al destinatario mediante equipos electrónicos de tratamiento y almacenamiento de datos". Con la facturación electrónica, la factura tradicional en papel se sustituye por una versión electrónica, lo que elimina muchos de sus inconvenientes y mantiene la factura como un documento intacto.
Desde un punto de vista logístico, las facturas electrónicas ayudan a reducir la cantidad de papel utilizado para documentar y almacenar la información de las transacciones. Gracias a la facturación electrónica, los vendedores pueden prescindir de una serie de procesos manuales como la impresión, el envío, la documentación, el almacenamiento y la conciliación de las facturas en papel. La adopción de normas de facturación electrónica ofrece una transferencia de datos más rápida y eficiente, reduciendo así la duración de los ciclos de facturación. Las notificaciones y actualizaciones oportunas sobre el estado de las facturas, la transmisión más rápida de las mismas para su aprobación por parte de los pagadores y los sistemas de gestión de disputas más rápidos producen un mejor servicio al cliente. Los pagadores reciben actualizaciones periódicas sobre el estado de las facturas y los plazos de pago, lo que les permite estimar las salidas de efectivo con mayor certeza, ayudándoles así a lograr una gestión mejor y más eficiente del capital circulante.
¿Por qué es atractiva la facturación electrónica?
La facturación automatizada y digitalizada es indispensable en tiempos de digitalización. El paso de las facturas en papel a la facturación electrónica permite reducir los costes en un 80%. Además, es posible ahorrar en personal, tiempo y materias primas y reducir los errores al mínimo.
Pero, ¿cómo funciona la facturación electrónica? ¿Qué retos conlleva? Para las pequeñas empresas, por ejemplo. ¿Qué hay que tener en cuenta y qué son PEPPOL y ZUGFeRD? Son términos con los que uno se encuentra pero que dejan mucho sin explicar.
Una factura electrónica es una factura que se emite, envía y recibe en formato electrónico. Una factura electrónica, al igual que una factura normal, tiene la misma validez y contenido que una factura en papel. Una factura electrónica puede representarse y enviarse en diferentes formatos de datos.
Las facturas se siguen imprimiendo en papel, se meten en sobres, se franquean y se envían con un costoso franqueo, para que los destinatarios las introduzcan digitalmente en su sistema antes de poder pagarlas. Sobre todo, este procedimiento manual cuesta dinero, tiempo y trabajo.
Requisitos de facturación E
La invención de los ordenadores supuso el siguiente gran cambio en la facturación. Esta revolución fue provocada por el deseo de reducir los costes y la mano de obra tradicionales. La facturación se hizo más barata, más fácil y más rápida con las facturas electrónicas.
La llegada de Internet hizo posible una comunicación mejor, más segura y más ecológica con los clientes. Las facturas en línea no tienen papel, ya que se envían por correo electrónico y los pagos se realizan en línea.
El software de facturación ayuda a que las relaciones con los clientes alcancen un nuevo nivel. Un buen software de facturación incluye soporte de CRM y un portal de clientes para que éstos puedan hacer un seguimiento de sus transacciones o realizar pagos en línea.
Ejemplo de factura electrónica
"medios electrónicos": equipos electrónicos de tratamiento (incluida la compresión digital) y almacenamiento de datos que se transmiten, transportan y reciben por cable, radio, medios ópticos u otros medios electromagnéticos;
"contrato público": un contrato a título oneroso celebrado por escrito entre uno o varios operadores económicos y uno o varios poderes o entidades adjudicadores y que tenga por objeto la ejecución de obras, el suministro de productos o la prestación de servicios;
(2) El presente Reglamento no se aplica a las facturas electrónicas emitidas como consecuencia de la ejecución de un contrato público al que no se apliquen los Reglamentos de la Unión Europea (adjudicación de contratos en materia de defensa y seguridad) de 2012, como consecuencia de la aplicación de los Reglamentos 5, 6, 8 o 9 de dichos Reglamentos.
(3) Este Reglamento no se aplica a las facturas electrónicas emitidas como resultado de la ejecución de un contrato público al que no se apliquen los Reglamentos de la Unión Europea (adjudicación de contratos de concesión) de 2017, como resultado de la aplicación de los Reglamentos 9 a 13 inclusive, 15 a 16 inclusive, y 20 o 22 de dichos Reglamentos.
