Cobrar cheque en efectivo y emision de factura
Sistema de cobros
Los Procedimientos de Manejo de Efectivo deben ser enviados a través del flujo de trabajo y serán enviados al Org Business Officer y a Contabilidad e Informes Financieros para su aprobación. Se puede acceder al formulario a través de Self Service - Business & Financial Systems - Financial Systems & Forms - Cash Handling Procedure Submission o haciendo clic aquí.
*Los Roles Institucionales para el Manejo de Efectivo se actualizarán automáticamente con los nombres listados en el procedimiento de flujo de trabajo cuando el procedimiento esté completo en el flujo de trabajo. Los Roles Institucionales necesitarán ser actualizados sólo si el personal cambia después de la aprobación.
Los procedimientos de gestión de efectivo deben volver a presentarse al menos cada tres años o si se produce un cambio en el procedimiento. Un cambio de personal en una función de manejo de efectivo no requiere que se presente un nuevo procedimiento.
Plantillas de recibos de cheques al portador
Todos los directores/presidentes de departamentos o divisiones del Colegio cuya(s) oficina(s) acepte(n) dinero en efectivo o cheques para cualquier fin es responsable en última instancia de garantizar que se sigan los procedimientos adecuados para el manejo y salvaguarda del dinero en efectivo/cheques. El manejo y salvaguarda de efectivo/cheques requiere medidas de control especiales que deben ser vigiladas continuamente por personal supervisor para detectar cualquier debilidad de control. Una debilidad aparentemente insignificante puede dar lugar a pérdidas sustanciales. Cualquier pregunta o duda debe dirigirse inmediatamente al Interventor de la Oficina Comercial del Colegio o al Vicepresidente de Finanzas (CFO).
Todas las actividades que generen efectivo/cheques recaudados en nombre del Colegio, como las patrocinadas por clubes, campamentos, organizaciones estudiantiles, equipos deportivos, venta de entradas, recaudación de fondos, viajes patrocinados por el Colegio o por la facultad, deben gestionarse según estos procedimientos. Una vez que los fondos se hayan depositado debidamente en las cuentas bancarias propiedad del Colegio, los patrocinadores de estas u otras actividades podrán disponer que los fondos se liberen a medida que se vayan devengando los gastos.
Proceso de cobros en efectivo
Es importante establecer controles internos eficaces para la gestión del efectivo y los cheques que se reciben. Los controles internos se establecen para garantizar que una organización alcance sus objetivos de la forma más eficaz y eficiente posible.
A continuación se ofrece orientación para ayudar a garantizar la eficacia de los controles internos y la separación de funciones en el proceso de gestión de efectivo y cheques. Estas orientaciones no pretenden ser prescriptivas, sino ofrecer las mejores prácticas para las unidades.
Documente procedimientos que describan claramente qué cargos están autorizados a recibir fondos, realizar depósitos y emitir reembolsos. Además, proporcione detalles de cualquier procedimiento de recepción y depósito de efectivo, así como documentación que detalle los procedimientos de conciliación y las responsabilidades.
Controles internos de los cheques recibidos
La finalidad de estos procedimientos es orientar a los departamentos encargados de cobrar, depositar, registrar, conciliar y salvaguardar el efectivo y/o los cheques recibidos de los clientes por bienes o servicios prestados.
El supervisor de un departamento que acepte efectivo o cheques por cualquier concepto es responsable de garantizar que se sigan los procedimientos adecuados para el manejo, contabilización y conciliación de efectivo y/o cheques. El manejo de efectivo requiere medidas de control especiales que deben ser vigiladas continuamente por el personal supervisor en un esfuerzo por detectar posibles deficiencias.
La Oficina de Servicios Financieros revisará periódicamente los procedimientos de manejo de efectivo y cheques para posibles revisiones. Todos los cambios y/o revisiones se publicarán en la página web de Servicios Financieros y entrarán en vigor en el momento de su publicación. El personal de la Oficina de Servicios Financieros impartirá formación sobre los procedimientos de manejo de efectivo y cheques. Para más información sobre los procedimientos de depósito, visite la página web de los Servicios de Caja.
