Chequeo de facturas de autos
Acceder a mis facturas
El procesamiento automatizado de facturas es el uso de software para procesar facturas de cuentas por pagar y actualizar la información en su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Le ayuda a acelerar la aprobación de facturas, minimizar los errores y reducir los costes de procesamiento.
Estos pasos son prácticas bastante habituales. Pero cuando se realizan manualmente, los departamentos de cuentas a pagar no pueden mantener un proceso de facturación eficiente. Esto se traduce en tiempos de aprobación más largos y mayores costes de procesamiento.
Un paso habitual en el proceso de aprobación de cuentas a pagar es introducir la información de las facturas aprobadas en un sistema ERP. Esto no sólo lleva mucho tiempo, sino que también aumenta el riesgo de errores como entradas duplicadas y errores de cálculo.
Sin embargo, para las empresas con procesos manuales, un empleado tendría que buscar un pedido en una base de datos o, peor aún, en un archivador, y cotejar las partidas individuales de una factura, un proceso que puede llevar horas.
Sin embargo, el envío manual de documentos puede provocar más retrasos e incluso la pérdida de facturas. Por eso, el 37% de las empresas afirma que el enrutamiento manual de las facturas es su mayor problema a la hora de procesarlas.
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Autodoc, uno de los mayores minoristas europeos de recambios de automóvil en línea, comprueba automáticamente las facturas recibidas con el módulo e-Invoicing de Order Manager. El proceso automatizado de cotejo revela cualquier discrepancia entre la factura y la mercancía entregada. De este modo, Autodoc se asegura de que sólo paga por las piezas que realmente se han entregado.
Autodoc opera actualmente en 26 países europeos, además de su sede en Alemania. Con alrededor de 2,5 millones de productos de 545 fabricantes de marca para 128 marcas de automóviles, el minorista online ofrece una amplia gama de productos: componentes del sistema de frenos, piezas de carrocería, amortiguadores, muelles, piezas de escape, accesorios de interior, piezas de embrague, componentes del sistema de dirección y aire acondicionado, calentadores, kits de reparación y aceite de motor.
"Con nuestras 600.000 páginas de facturas de proveedores al año, la comprobación manual ya no es posible", explica Thomas Hirte, jefe de equipo y propietario del producto en Autodoc, que gestiona el proyecto. "Sólo podíamos comprobar de forma aleatoria y tuvimos que aceptar que estábamos renunciando a muchos ahorros potenciales. El esfuerzo necesario para el procesamiento posterior y los cambios en la facturación también era demasiado elevado. Para nosotros, la automatización de la verificación de facturas -con una comparación entre el pedido y el albarán- tenía una gran prioridad."
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Nuestra extensión utiliza el estado de pedido "nuevo" como condición necesaria para ejecutar la factura automática. Si el pedido del cliente tiene el estado "nuevo", la extensión comprobará los métodos de pago establecidos por el administrador. Entonces se aplicará a los pedidos que cumplan la condición.
Con el pago en línea, el dinero no saldrá de la cuenta al instante, sino que se reservará para la transacción. Sin embargo, cuando usted captura el pago, el banco de su cliente asegurará la cantidad que fue capturada. Por lo tanto, este dinero no estará disponible para gastarlo en otro sitio.
Todas las pruebas se realizaron con las últimas versiones de Adobe Commerce que existían para las líneas de lanzamiento compatibles en el momento de la presentación de la extensión. Se utilizaron las versiones más recientes de todos los demás programas informáticos, según procediera.
Automatización de facturas de compra
Las facturas recibidas se encuentran entre los documentos empresariales más esenciales. Al fin y al cabo, en ellas se detallan las reclamaciones de pago de terceros, como proveedores de servicios y suministradores, por parte de las empresas y organizaciones facturadas. La tramitación de las facturas suele comenzar con la verificación de las mismas poco después de que lleguen a la empresa. Durante el proceso de recepción de facturas deben cumplirse diversas disposiciones legales, como la Directiva de Obligaciones de Contribuyentes y el GDPR. Esta página describe de forma concisa cómo funciona este proceso de facturación digital, qué constituye una factura recibida y qué hay que tener en cuenta durante el proceso.
Con una factura recibida, terceras partes, es decir, los emisores de la factura, presentan reclamaciones financieras contra la empresa que recibe la factura. Por lo tanto, las facturas recibidas describen responsabilidades y solicitan al receptor de la factura que pague estas reclamaciones.
Los descuentos por pronto pago y otros descuentos también pueden incluirse en las facturas recibidas como información adicional útil. Lo mismo ocurre con la información sobre el plazo de pago. Si el emisor de la factura también incluye la referencia del pedido de la empresa ordenante en la factura recibida, ésta servirá como referencia práctica para los procesos posteriores por parte del receptor de la factura. Sin embargo, esta información adicional no forma parte de la información obligatoria de la factura.
