Carta para corregir error de factura
Perdón por el error
Acabo de recibir una factura por el coste de su seminario de superación personal que comenzó el 12 de septiembre. Me inscribí en el seminario y pagué la cuota inicial de 25 dólares en esa fecha, pero me retiré por motivos de salud tres días después, el 15 de septiembre. Su oficina accedió a que recibiera el reembolso íntegro de mi pago inicial, lo cual agradecí. Confío en que corregirán sus registros para que ninguno de nosotros vuelva a tener problemas por este motivo. Espero asistir al seminario si se celebra de nuevo en Springfield. Gracias por su atención a este asunto.
He recibido la factura de la reparación que su representante del servicio técnico ha realizado en mi secadora Doe. Me dijo que el coste total sería de 67 dólares, pero la factura es de 167 dólares. El técnico estuvo en mi casa sólo cuarenta y cinco minutos. Por lo tanto, la factura me parece excesiva además de incongruente con el presupuesto que me dio. Por favor, corrijan el error.
Deseo presentar una queja en relación con el cargo de 5,00 dólares en mi factura telefónica de Doe Long Distance Companies. Puesto que Doe no es mi compañía de larga distancia y que yo sepa nunca me ha prestado servicio alguno, he solicitado a mi banco que suspenda el pago automático de mi factura telefónica. Adjunto un cheque por los 57,49 dólares restantes que debo, y solicito que eliminen el cargo de Doe de mi cuenta.Dado que no es la primera vez que recibo un cargo de Doe, les ruego que investiguen este error y me informen de las medidas que están tomando para evitar este problema en el futuro.
Correo electrónico de disculpa al cliente
Acabo de recibir una factura por el coste de su seminario de superación personal que comenzó el 12 de septiembre. Me inscribí en el seminario y pagué la cuota inicial de 25 dólares en esa fecha, pero me retiré por motivos de salud tres días después, el 15 de septiembre. Su oficina accedió a que recibiera el reembolso íntegro de mi pago inicial, lo cual agradecí. Confío en que corregirán sus registros para que ninguno de nosotros vuelva a tener problemas por este motivo. Espero asistir al seminario si se celebra de nuevo en Springfield. Gracias por su atención a este asunto.
He recibido la factura de la reparación que su representante del servicio técnico ha realizado en mi secadora Doe. Me dijo que el coste total sería de 67 dólares, pero la factura es de 167 dólares. El técnico estuvo en mi casa sólo cuarenta y cinco minutos. Por lo tanto, la factura me parece excesiva además de incongruente con el presupuesto que me dio. Por favor, corrijan el error.
Deseo presentar una queja en relación con el cargo de 5,00 dólares en mi factura telefónica de Doe Long Distance Companies. Puesto que Doe no es mi compañía de larga distancia y que yo sepa nunca me ha prestado servicio alguno, he solicitado a mi banco que suspenda el pago automático de mi factura telefónica. Adjunto un cheque por los 57,49 dólares restantes que debo, y solicito que eliminen el cargo de Doe de mi cuenta.Dado que no es la primera vez que recibo un cargo de Doe, les ruego que investiguen este error y me informen de las medidas que están tomando para evitar este problema en el futuro.
Ejemplo de carta de solicitud
Leer el extracto de su tarjeta de crédito cada mes es una buena práctica para confirmar que todas las transacciones que le han facturado son realmente suyas. Usted es responsable de cualquier cargo que no impugne explícitamente, así que si detecta un error, debe informar rápidamente al emisor de su tarjeta de crédito para aclararlo.
Escribir una carta para impugnar un error de facturación de la tarjeta de crédito es la mejor manera de proteger sus derechos en virtud de la Ley de Facturación Justa del Crédito, una ley federal que protege a los consumidores contra las prácticas desleales de facturación del crédito. Si envía la carta por correo certificado, dispondrá de un sello de fecha y hora por si alguna vez necesita demostrar que presentó la reclamación a tiempo.
Muchas entidades emisoras de tarjetas de crédito investigarán tu reclamación aunque la hagas por teléfono, siempre que sea dentro del plazo de 60 días. Hacer un seguimiento por carta le proporciona una capa adicional de protección y le da la oportunidad de aportar pruebas que apoyen su reclamación.
Una vez que la entidad emisora de la tarjeta de crédito recibe la carta de impugnación, está obligada a responder por escrito en un plazo de 30 días y a resolver la impugnación en un plazo de dos ciclos de facturación a partir de la recepción de la carta. Mientras tanto, no tienes que pagar nada por los cargos impugnados mientras el emisor de la tarjeta de crédito investiga, pero sí tienes que hacer los demás pagos mínimos y cargos financieros exigidos. Si no efectúa el pago mínimo exigido, se añadirán a su informe crediticio un pago, una comisión por demora y, posiblemente, un aviso de demora.
Carta de factura
Dirigir una empresa es como subirse a una montaña rusa. Habrá altibajos desde el principio. Por desgracia, uno de esos altibajos suele ser que un cliente no le pague a tiempo. Es un tema incómodo, pero es mejor abordarlo sin rodeos.
Tanto si se trata de una simple factura de un autónomo como de un gran proyecto de desarrollo, tu empresa puede beneficiarse de seguir un proceso establecido de facturas vencidas. Esto significa que puede mantener una actitud coherente hacia los clientes y dedicar menos tiempo a redactar largos correos electrónicos personalizados.
Ofrece siempre a tus clientes el beneficio de la duda, ya que no sabes qué factores podrían estar retrasando el pago por su parte. Sea siempre cortés, facilite los recursos necesarios y ofrezca una línea de comunicación directa. Así, sus clientes se sentirán respetados y será mucho más probable que se conviertan en clientes morosos.
Se beneficiará de tener un proceso estandarizado para perseguir los pagos atrasados. Es útil disponer de varias plantillas de correo electrónico para solicitar el pago a los clientes antes, durante y después de la fecha de vencimiento de la factura. A continuación, se puede ajustar el lenguaje para obtener el mejor resultado posible.
