Caracteristicas principales de una factura
Factura frente a recibo
Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles de pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.
Significado de la factura
Una factura es un documento que un vendedor entrega a un comprador para cobrar un pago. Las facturas incluyen el coste de los productos o servicios prestados, el coste asociado, la fecha de vencimiento para recibir el pago y cualquier otro detalle de pago pertinente, como los métodos de pago disponibles. Comprender las facturas le ayuda a mantener una línea de comunicación clara entre usted y sus clientes y le ayuda a garantizar las mejores prácticas para unos pagos rápidos y eficientes.
Las facturas tienen una función esencial en la contabilidad de las pequeñas empresas. La facturación demuestra la obligación de un cliente de pagar por sus bienes o servicios. Esto verifica, por escrito, el acuerdo de pago entre su empresa y el cliente. Las buenas facturas fijan sus condiciones de pago y le permiten cobrar más rápidamente.
El propósito más básico de una factura es ofrecer un registro de las ventas para que una empresa pueda cobrar de sus clientes. Pero las facturas tienen otras funciones esenciales, algunas de las cuales pueden no resultar obvias a primera vista. A continuación se enumeran las finalidades clave de las facturas:
Las facturas registran todas las ventas, por lo que son útiles para llevar la contabilidad. Las facturas son documentos de facturación que documentan el historial financiero de su empresa. Registran todos los ingresos de su empresa a través de las ventas y pueden ayudarle a calibrar sus beneficios y su tesorería.
Contenido de una factura
Si es usted vendedor, no puede limitarse a eliminar una factura de los registros de ventas. Es probable que su empresa esté registrada a efectos del IVA (impuesto sobre el valor añadido) y que tenga que emitir facturas de acuerdo con requisitos normativos específicos.
En el sector del alquiler, una factura indica la duración del tiempo facturado. El importe de la factura tiene en cuenta la duración, además del precio, la cantidad y los descuentos aplicables. Una factura de alquiler suele detallar las horas, días, semanas o meses reales que se facturan.
Las facturas suelen registrar la venta de un servicio o producto a efectos fiscales, contables y de control de inventario. La mayoría de las empresas comerciales suministran el producto o servicio y esperan el pago en una fecha posterior. Las empresas transmiten cada vez más facturas digitalmente en lugar de en papel. Los documentos presentan los detalles de la venta de forma detallada.
El vendedor considera el documento como una factura de venta, mientras que el comprador lo considera una factura de compra. El término factura es sinónimo de dinero que se debe e indica el comprador y el vendedor. Esta forma de instrumento comercial no negociable asume el papel de documento de titularidad cuando se paga en su totalidad.
Qué es la factura en contabilidad
Ya se trate de facturas periódicas o de una solicitud de pago única, las pequeñas empresas necesitan poder crear facturas bien diseñadas y de aspecto profesional. Crear una plantilla fácil de leer utilizando un software de facturación puede ser el método más sencillo de cobrar pagos y dará buena imagen de tu marca.
Antes de lanzarse a diseñar una factura, tómese su tiempo para planificar la estructura de la plantilla. Deberá diseñarla para que se ajuste a los márgenes estándar de una página de 8,5 x 11 pulgadas. Aunque la mayoría de los clientes dejarán tus facturas en formato digital y pagarán en línea, querrás ponérselo fácil a los clientes que impriman los documentos que les envíes, incluso para una factura periódica.Crea espacio para toda la información esencial que incluirás en tu factura: un encabezado, espacio para la información de tu cliente, una lista detallada de tus servicios prestados, condiciones de pago y plazos.
¿Qué aspecto debe tener una factura? La respuesta depende de tu marca. Las facturas no son meros documentos comerciales aburridos; son una oportunidad para transmitir la personalidad y profesionalidad de tu empresa. Esto es especialmente importante si trabajas en un sector centrado en el diseño, como un diseñador gráfico o un diseñador web, pero todas las pequeñas empresas deberían tener una imagen de marca coherente y profesional.
