Captura de reporte de factura
Captura de datos de la factura
¿Quieres más consejos? Apúntate a nuestro boletín mensual de transformación empresarial para conocer las últimas novedades sobre cómo aumentar tu crecimiento. SÍ, ¡Inscríbase! Adquisición¿Qué es la captura de datos de facturas (y cómo automatizarla?)por Kevin Shuler el 10 de abril de 2022 La mayoría de las empresas luchan con los métodos tradicionales de captura manual de datos de facturas. Los libros de contabilidad en papel, las hojas de cálculo y los métodos de reconocimiento óptico de caracteres son propensos a los errores y a la pérdida de innumerables horas. Las soluciones manuales son caras y consumen mucho tiempo. La solución consiste en agilizar el proceso de captura de datos de las facturas con la solución de automatización adecuada, que produce un retorno de la inversión positivo tanto en tiempo como en ingresos ahorrados.
La captura de datos de las facturas implica la introducción de los detalles de las mismas, como el número de factura, el nombre y la dirección del proveedor, los detalles del proyecto, el número de pedido y otros detalles críticos para el seguimiento de los bienes y servicios proporcionados por los vendedores y proveedores.
Normalmente, las empresas recogen estos datos manualmente utilizando hojas de cálculo o libros de contabilidad en papel. Dependiendo del tamaño de la empresa, un equipo de compras, un gerente o un ejecutivo de nivel c gestiona este proceso. Estos equipos recopilan datos de fuentes estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas en un formato más unificado.
Ejemplo de datos de la factura
El software de escaneo de facturas es un sistema de automatización de facturas que puede ayudarle a digitalizar todo el proceso de facturación, al tiempo que minimiza las intervenciones manuales, ahorrándole a usted y a su departamento de cuentas por pagar un tiempo precioso. El software de procesamiento de facturas ayuda a escanear, capturar, digitalizar y procesar las facturas, independientemente del formato en que se presenten.
Vea cómo se dispara la calidad de sus facturas, ya que la IA integrada le ayudará a capturar con precisión todos los detalles de la factura sin demora. Ya no tendrá que realizar comprobaciones manuales de las facturas, ya que la información de las facturas de los proveedores se extraerá con precisión.
Asegúrese de que todas sus facturas se procesen y envíen digitalmente para poder empezar a aprovechar las amplias ventajas de un programa de facturación electrónica. Esto le ayudará a crear consistencia en todos los formatos electrónicos, incluyendo PDF, XML y muchos más formatos.
Asegúrese de que todas sus facturas se procesen y envíen digitalmente para poder empezar a aprovechar las ventajas de un programa de facturación electrónica. Esto le ayudará a crear consistencia en todos los formatos electrónicos, incluyendo PDF, XML y muchos más formatos.
Software de escaneo de facturas gratuito
Si su empresa está lidiando con facturas perdidas, proveedores que se quejan, pagos duplicados o pagos excesivos mientras su departamento de Cuentas por Pagar (AP) está creciendo, es posible que quiera reevaluar su sistema manual de captura de datos de facturas.
La oficina sin papeles es un ideal que se ha quedado en la fase de concepto; no es una realidad, al menos no para la mayoría de las empresas públicas y privadas. Las organizaciones siguen utilizando métodos manuales de captura de datos de facturas para procesar más del 90% de sus facturas de forma manual, según un informe de Billentis de 2017.
Para asegurarse de que la empresa dispone de la información de pago que necesita, los miembros del equipo de AP extraen e introducen los datos de las facturas digitales y en papel en un surtido de sistemas internos. También tienen que comprobar y comparar los datos con el contenido de varias bases de datos.
En un mundo ideal, este procedimiento funciona bien para una factura sencilla. Sin embargo, en la realidad, este proceso puede durar una semana o más, según el artículo de Corcentric mencionado anteriormente, y puede llegar a convertirse en un cuello de botella y ser más complejo con cada paso. La causa de estas dificultades puede ser algo tan trivial como un número mal escrito o un decimal mal colocado, o tan crítico como un sistema de procesamiento de facturas desorganizado compuesto por varios departamentos y personas que introducen y comprueban los datos ad hoc.
Significado de la captura de facturas
Todas las organizaciones de AP saben que cuando se acerca el fin de mes tenemos que asumir el papel de "policía y recordatorio" que empuja a la gente a tomar medidas. ¿Qué pasaría si hubiera una forma rápida de ver qué facturas siguen abiertas, por qué siguen abiertas y qué gestores de facturas necesitan un recordatorio "amistoso" para aprobar sus facturas?
Medius AP Automation (MediusFlow) viene con un conjunto de informes estándar que puede compartir y adaptar a su gusto. El informe "Facturas abiertas por gestor" es uno de los más populares, especialmente a final de mes. Este informe también se puede utilizar para garantizar que los devengos se registren con precisión, de modo que AP pueda cerrar los libros de manera oportuna y precisa.
El informe "Facturas abiertas por gestor" está disponible en el conjunto estándar de repo de Medius AP Automations
