Calcular el numero de facturas por vendedor
Cuentas por pagar de gran volumen
En pocas palabras, las facturas recibidas son solicitudes formales por escrito de un vendedor, proveedor o prestador de servicios que deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta de mayor y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de las facturas recibidas puede ser un proceso sencillo o complejo, en función de las normas de su empresa, y debe seguir los estándares de cumplimiento.
En las grandes empresas, el procesamiento de las facturas suele correr a cargo del departamento de cuentas por pagar. En las pequeñas y medianas empresas, el procesamiento de las facturas puede recaer en los departamentos de contabilidad general, los directores de oficina o los propietarios.
Las facturas recibidas de un vendedor o proveedor deben ser verificadas, aprobadas, asignarles una codificación de cuenta de mayor y prepararlas para el procesamiento del pago. La gestión de estas facturas puede ser un proceso sencillo o complejo en función de las normas de su empresa, y sea cual sea el enfoque que elija, debe seguir las normas de cumplimiento.
La forma de procesar las facturas varía de una empresa a otra. Pero tanto si procesas y registras las facturas manualmente como si utilizas software de procesamiento de facturas y automatización, algunos principios contables básicos son los mismos. He aquí 5 pasos habituales para procesar facturas.
Indicadores de cuentas por pagar
La factura de proveedor SAP es un documento que integra los módulos de gestión de materiales y de contabilidad financiera. El pedido SAP se realiza y se envía al vendedor/proveedor solicitando la entrega de los bienes/servicios. El proveedor suministra los bienes/servicios junto con la factura, que contiene el importe que debe devolverse al proveedor. El importe de la factura se introducirá en el pedido en la transacción de factura recibida. Este importe se cotejará con los bienes recibidos y el precio del pedido de compra. Si hubiera alguna desviación entre el importe del pedido de compra y el de la factura recibida, se bloquearía la tramitación de la factura. Si el importe del pedido de compra y de la factura coinciden, se procesará el pago al proveedor y el importe se transferirá a la cuenta del proveedor según las condiciones de pago acordadas entre el proveedor y el receptor.
Esta factura de proveedor podría analizarse en categorías como la verificación de facturas logísticas y la contabilidad financiera. En la verificación logística de facturas, se trata de un cotejo tripartito de documentos, es decir, orden de compra, entrada de mercancías y factura. Si hay alguna discrepancia entre ellos, la factura se bloquea para el pago. Por eso se llama verificación logística de facturas. En contabilidad, se realiza el pago al proveedor.
Facturas de acreedores por ETC
Utilice la ventana Buscar facturas y seleccione el botón Calcular saldo adeudado para ver cuánto debe a un proveedor y cuántas facturas impagadas tiene en el sistema para el proveedor. Para calcular el saldo adeudado, Cuentas a Pagar resta los pagos anticipados disponibles del importe de la factura impagada. Al calcular el saldo, Cuentas a Pagar no utiliza los pagos anticipados impagados.
Si tiene facturas en moneda extranjera que todavía no tienen tipos de cambio, puede calcular el saldo con un tipo de cambio que introduzca en la ventana. El tipo de cambio que introduzca no actualizará las facturas; deberá seguir enviando AutoRate o introducir un tipo de cambio en la ventana Facturas.
¿Cuántas facturas se consideran de gran volumen?
¿Cuántas facturas procesa su empresa al día? Esta pregunta crítica es fundamental para evaluar si el departamento de cuentas por pagar de una empresa funciona como debería. Para una pequeña empresa, la cifra puede ser pequeña porque no realiza transacciones muy a menudo con proveedores externos. Sin embargo, en las grandes empresas, el volumen anual de facturas puede ascender fácilmente a cientos de miles. ¿Sus empleados pueden seguir ese ritmo?
¿Cuántas facturas puede procesar un empleado de cuentas a pagar? En los flujos de trabajo manuales tradicionales, la respuesta estándar suele ser unas cinco facturas por hora. En el transcurso de un día de trabajo y de un mes normal, un empleado puede procesar casi 1.000 facturas, suponiendo que cada una de ellas se ajuste a los estándares esperados y no haya errores que conciliar.
No es difícil darse cuenta de que estas cifras son demasiado bajas para las empresas que deben gestionar un gran volumen de facturas. Cuando cada empleado sólo puede gestionar cuatro o cinco facturas por hora, es fácil que se llene una planta entera de la oficina o más sólo con AP para tratar de seguir el ritmo de los proveedores. En este artículo, analizaremos por qué muchas empresas luchan con cifras de bajo rendimiento en AP y exploraremos qué soluciones modernas pueden eliminar estos cuellos de botella.
