Caja chica con facturas firmadas
Ejemplo de vale de caja para gastos menores
Esta política establece los usos adecuados y la administración de los fondos de caja chica. Cuando no se pueden utilizar otros métodos de desembolso, los fondos de caja chica pueden proporcionar efectivo a las unidades locales para cubrir gastos menores, como el reembolso a los miembros del personal y a los visitantes de pequeños gastos como tarifas de taxi, franqueo, material de oficina, que generalmente no superan los 50 dólares; la caja chica también puede utilizarse para pagos a personas de 100 dólares o menos. La Universidad exige que cada caja chica tenga un depositario autorizado, que documente los gastos, guarde los recibos y salvaguarde los fondos. Siempre que sea posible, las unidades locales deben utilizar otros métodos de desembolso (por ejemplo, HCOM, PCard) en lugar de la caja chica.
Los fondos de caja para gastos menores constituyen una forma cómoda de pagar pequeños gastos, pero mantener efectivo en cualquier oficina conlleva el riesgo de uso indebido o robo. Esta política proporciona procedimientos diseñados para mitigar estos riesgos.
Los decanos financieros de las unidades locales o los responsables financieros equivalentes de las unidades locales (o sus designados) son responsables de garantizar que las unidades locales cumplan esta política y los procedimientos que la acompañan, y de aprobar los Formularios de Acción de Caja Menor.
Recibo de caja menor pdf
Un recibo de caja chica es un formulario utilizado para documentar los pagos en efectivo de una caja chica. El formulario es rellenado por el custodio de la caja chica, documentando la razón de un pago de caja chica y el importe del pago, así como la fecha. Como mínimo, lo firma el custodio y, preferiblemente, también el receptor del efectivo. Cuando se concilie periódicamente la cantidad de efectivo en la caja para gastos menores, la cantidad de efectivo restante en la caja más la cantidad de los recibos de caja para gastos menores debe coincidir con la cantidad original de fondos para la caja para gastos menores.
Contabilidad de caja chica
Un recibo de caja menor es un formulario utilizado para documentar los pagos en efectivo de una caja menor. El formulario lo rellena el depositario de la caja chica, documentando el motivo de un pago de caja chica y el importe del pago, así como la fecha. Como mínimo, lo firma el custodio y, preferiblemente, también el receptor del efectivo. Cuando se concilie periódicamente la cantidad de efectivo en la caja para gastos menores, la cantidad de efectivo restante en la caja más la cantidad de los recibos de caja para gastos menores debe coincidir con la cantidad original de fondos para la caja para gastos menores.
Ejemplo de recibo de caja para gastos menores
El depositario es responsable de documentar adecuadamente todas las compras de un fondo de caja para gastos menores. Los fondos de la caja chica no pueden utilizarse para préstamos personales, reembolsos de compras realizadas con tarjetas de crédito o débito personales, gastos de viaje o impuestos de los que la Universidad no sea responsable (es decir, impuestos sobre las ventas, impuestos sobre el transporte o impuestos federales sobre el consumo). Los departamentos deben hacer un seguimiento de las compras para asegurarse de que son apropiadas y de que disponen de documentación suficiente para justificar las compras de la caja chica.
El departamento debe conservar todos los recibos originales a efectos de auditoría de acuerdo con los requisitos de conservación de registros de la UF. Dado que las normas de conservación de registros dependen del tipo de fondos utilizados y de la naturaleza de la información, póngase en contacto con la Oficina de Gestión de Registros en el (352) 392-4180 para obtener más información.
Un Fondo de Caja Menor proporciona comodidad para pequeñas transacciones en situaciones en las que el uso de una PCard u otro método de pago no es razonable. Los Servicios Bancarios y Mercantiles son responsables de la administración del efectivo y las inversiones de la Universidad, incluidos los Fondos de Caja. Esta directiva garantiza que los Fondos de Caja serán autorizados, estarán bien protegidos y se utilizarán adecuadamente.
