Automatización del registro de las facturas utilizando el formato electrónico

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La facturación electrónica (e-facturación) se define como el intercambio de facturas digitales entre dos o más entidades (empresas, administraciones públicas, personas físicas) que participan en una transacción comercial. La definición no sólo se refiere a la emisión y recepción de documentos digitales, sino también a la automatización de todos los procesos que intervienen en ellos, desde su archivo y recuperación hasta la gestión de los litigios que puedan surgir.

El significado de Facturación Electrónica no se limita a los acompañamientos de venta requeridos. Tiene que ver con toda la salida de los sistemas ERP: documentos entre las dos empresas comerciales: ofertas, pedidos, órdenes de compra, etc.

No obstante, se hace constar que en lo que respecta a la contratación pública (B2G), la emisión de documentos electrónicamente será obligatoria y será el único método para emitirlos con la incorporación de las disposiciones relacionadas de la Orden 2014/55/UE del Parlamento Europeo que está en vías de aprobación para el 27 de noviembre de 2018, y para la que ya se ha constituido una comisión legislativa competente en el Ministerio de Economía y Fomento. La fecha final para la incorporación de la Orden a las legislaciones correspondientes de los Estados miembros se fijó para el 18 de abril de 2018.

Países de facturación electrónica

El procesamiento automatizado de facturas es el uso de software para procesar facturas de cuentas por pagar y actualizar la información en su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Le ayuda a acelerar la aprobación de facturas, minimizar los errores y reducir los costes de procesamiento.

Estos pasos son prácticas bastante habituales. Pero cuando se realizan manualmente, los departamentos de cuentas a pagar no pueden mantener un proceso de facturación eficiente. Esto se traduce en tiempos de aprobación más largos y mayores costes de procesamiento.

Un paso habitual en el proceso de aprobación de cuentas a pagar es introducir la información de las facturas aprobadas en un sistema ERP. Esto no sólo lleva mucho tiempo, sino que también aumenta el riesgo de errores como entradas duplicadas y errores de cálculo.

Sin embargo, para las empresas con procesos manuales, un empleado tendría que buscar un pedido en una base de datos o, peor aún, en un archivador, y cotejar las partidas individuales de una factura, un proceso que puede llevar horas.

Sin embargo, el envío manual de documentos puede provocar más retrasos e incluso la pérdida de facturas. Por eso, el 37% de las empresas afirma que el enrutamiento manual de las facturas es su mayor problema a la hora de procesarlas.

Qué es la facturación electrónica

Usted recibe miles de facturas al día y la introducción de estos datos en diversos sistemas es una actividad que requiere mucho tiempo y esfuerzo. Quienes han invertido en la automatización de las facturas pueden procesarlas en menos de una quinta parte del tiempo que tardan sus homólogos que las procesan manualmente.  Ahora es el momento de adoptar funciones que incorporen sin problemas datos de facturas a través de múltiples canales para que pueda gestionar sus flujos de trabajo de AP de principio a fin con facilidad.

Digitalice, clasifique, tome decisiones y extraiga datos de las facturas en tiempo real. Nuestra inteligencia artificial específica puede gestionar datos de facturas estructurados y no estructurados, independientemente de su diseño o forma. Admite el procesamiento por lotes y las facturas de varias páginas.

Equipe la función de cuentas por pagar para proporcionar más rápidamente a la dirección la información necesaria para impulsar la toma de decisiones estratégicas relacionadas con la gestión de tesorería, la gestión del capital circulante y la salud empresarial.

La IA imita la forma en que un procesador tradicional pensaría y resolvería los problemas para hacer cosas como comprender el diseño de una factura y determinar dónde está la información correcta, independientemente del formato de los datos.

Directiva 2014/55/UE

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