Asiento contable de un servicio con factura
Asiento de gastos anticipados
Existen tres tipos de IAA de facturación que el sistema puede utilizar para crear asientos de reconocimiento de ingresos y facturas. El tipo de tratamiento de diario que se selecciona en las constantes del sistema controla si se restringe al sistema el uso de un tipo de tabla específico. Cada tipo aplicable debe contener una regla base que defina cómo crea el sistema los asientos.
(Actualización versión 9.1) Esta tabla muestra cómo el sistema utiliza las reglas base para crear los asientos contables. La base del importe resulta del proceso de facturación, reconocimiento de ingresos o costes.
Por ejemplo, si el coste de una transacción de archivo de trabajo es de 100,00, y el recargo es del 25 por ciento, los importes de las cuentas por cobrar acumuladas y los ingresos reales son de 125,00. El sistema crea estos asientos:
A veces, una empresa puede considerar ventajoso permitir una desviación entre las facturas y los ingresos reconocidos. Por ejemplo, si la empresa reconoce los ingresos mensualmente, pero genera las facturas sólo después de que el trabajo se haya completado, los ingresos, las cuentas de deudores devengo y las cuentas de facturas:
Asiento para la factura enviada al cliente
Las distribuciones contables se utilizan para definir cómo se contabilizará un importe, por ejemplo, cómo se contabilizarán los gastos, impuestos o cargos en una factura de proveedor. Cada importe que deba contabilizarse al registrar en el diario la factura de proveedor tendrá una o más distribuciones contables.
Si la factura de proveedor hace referencia a un pedido, puede dividir y modificar las distribuciones contables para las líneas que contengan un artículo que no esté almacenado. Si la línea de la factura de proveedor no hace referencia a una línea de pedido, también puede eliminar una distribución contable. No puede dividir ni eliminar líneas para cargos, impuestos y descuentos de línea. Puede modificar la cuenta del libro mayor, pero no puede cambiar los importes ni los porcentajes.
Si la línea de nivel superior contiene un artículo que no está almacenado y se dividen las distribuciones contables, la línea de nivel inferior se dividirá automáticamente para ajustarse a las dimensiones financieras de la línea de nivel superior. Las distribuciones contables de la línea secundaria no pueden dividirse ni eliminarse adicionalmente, pero dependiendo de la configuración de la línea secundaria, es posible que pueda modificar la cuenta de mayor para las distribuciones contables de la línea secundaria.
Asiento de facturas cuentas a pagar
Ejemplo de Asiento de Cuentas por PagarLos asientos son importantes para una contabilidad precisa, ya que registran las transacciones a través de múltiples cuentas, permitiendo una sincronización adecuada. Para los asientos de ingresos, el importe total adeudado de la factura se documenta como un débito en las cuentas por cobrar y como un crédito en la cuenta de ventas. Para los asientos de gastos y activos, se carga la cuenta de activos o gastos, y se abona la cuenta de cuentas a pagar en función de la factura. Cuando se compra mercancía a un proveedor a crédito, se carga la cuenta de compras para aumentar el saldo por el importe de la compra. Cuando una empresa devuelve mercancía a un proveedor, se abona en la cuenta de compras. Cuando se efectúa un pago a crédito a un proveedor, se carga la cuenta de acreedores. Ejemplo 1: Jesup Land Management Company compró equipos agrícolas por 15.000 dólares. Asiento de gastos para Jesup Land Management Company
Hay tres documentos que se utilizan para gestionar el proceso de cuentas a pagar. Una factura es una solicitud de pago, los recibos de pedido demuestran que se ha efectuado un pago y una orden de compra documenta el compromiso del comprador de efectuar pagos al vendedor por una compra. La correspondencia a tres bandas en contabilidad se refiere al proceso de cotejar una factura con un pedido de compra y recibir un informe. Este sistema fomenta la precisión dentro de un sistema contable. De hecho, algunos sistemas contables retendrán las facturas si los detalles no coinciden con la orden de compra y la recepción de un informe. En el ejemplo de Jesup Land Management Company, se envió una orden de compra a su departamento de contabilidad en la que se detallaban los servicios de topografía solicitados. A continuación, Jesup Land Management Company envió una factura a la empresa por el importe total adeudado una vez finalizado el estudio topográfico. Una vez que la empresa pagó el servicio, se le envió un recibo. El contable de ambas empresas utilizó la correspondencia tripartita para asegurarse de que los valores de cada documento coincidían exactamente. Cómo registrar un asiento en el diarioUn asiento en el diario de cuentas por pagar se puede hacer de la siguiente manera:
Doble contabilización de las facturas recibidas
Registro de las ventas de servicios a créditoCuando se venden servicios a un cliente, el vendedor normalmente crea una factura en su programa de contabilidad, que automáticamente crea un asiento para abonar la cuenta de ventas y cargar la cuenta de cuentas por cobrar. Cuando el cliente paga posteriormente la factura, el vendedor cargaría la cuenta de efectivo y abonaría la cuenta de cuentas por cobrar. Por ejemplo, ABC Internacional factura a un cliente 10.000 dólares en servicios y registra el siguiente asiento:
Este asiento aumenta el activo de cuentas por cobrar de ABC, que aparece como activo a corto plazo en su balance. Además, aumenta las ventas, que aparecen en la cuenta de resultados de ABC.Registro de las ventas de bienes a créditoSi el vendedor vendiera bienes a un cliente a crédito, entonces no sólo tendría que registrar la venta y la cuenta por cobrar relacionada (como fue el caso de la venta de servicios), sino que también registraría la reducción en el inventario que se vendió al cliente, que luego aparece en el gasto de costo de bienes vendidos. Esta transacción posterior reduce el activo de existencias en el balance y aumenta los gastos en la cuenta de resultados. Por ejemplo, si ABC Internacional concluyera una transacción de venta por 25.000 dólares en la que vendiera 12.000 dólares de mercancía al cliente, su asiento en el diario sería:
