Qué es la factura en contabilidad
También se puede encontrar una cláusula que diga que hasta que el cliente no pague el importe total indicado en la factura, la mercancía sigue siendo propiedad del vendedor. A veces hay una nota en la factura que dice que ésta es al mismo tiempo un requerimiento de pago del importe resultante. También puede incluir la información de que el impago dará lugar a la inscripción del cliente en un registro público de morosos o a la remisión del caso a una agencia de cobro de deudas.
Un contrato o un pedido confirmado por el cliente son documentos de este tipo. En el contrato, las dos partes de la transacción acuerdan las condiciones de entrega de los bienes o servicios. Puede incluir el método y la fecha de pago, el precio de los bienes y servicios, las fechas de entrega y muchas otras cosas que son importantes para las partes del contrato.
Algunos de estos acuerdos, como las condiciones de pago y los precios de los productos, por ejemplo, se repetirán en la factura. En el caso de un contrato, tendrás la prueba de que tu contratista ha aceptado las condiciones presentadas.
Qué es una factura en los negocios
Tus contratos deben incluir siempre tus condiciones de pago, incluida la fecha de pago por parte del cliente y los métodos que pueden utilizar para completar el pago, como efectivo, cheque y tarjeta de crédito. Si tu empresa trabaja con clientes a los que proporcionas trabajo todos los meses de forma continuada, puedes considerar la posibilidad de incluir un acuerdo de retención que te permita cobrarles cada mes por tus servicios, sin necesidad de un nuevo contrato cada vez.
Las solicitudes de revisión son habituales entre las empresas de servicios, como los desarrolladores web, los diseñadores gráficos y los escritores. Como parte de tu contrato, querrás protegerte de las interminables rondas de revisiones. En tu contrato, incluye un número máximo de rondas de revisión que ofrecerás al cliente antes de cobrar tu tarifa horaria por todos los cambios posteriores. Es habitual que las empresas incluyan un máximo de dos o tres rondas de revisión por proyecto.
No es raro que los clientes cancelen ocasionalmente un contrato una vez que el trabajo en el proyecto ya ha comenzado. Para protegerte en esas situaciones, deberías considerar la posibilidad de incluir una cláusula de «honorarios por cancelación» en tus contratos. Así estarás protegido de perder dinero por el tiempo invertido en un proyecto parcialmente terminado. Algunos contratos incluyen tasas de cancelación que se basan en la cantidad de trabajo realizado en el proyecto en el momento de su cancelación, mientras que otros incluyen un porcentaje global como tasa de cancelación, como el 25%.
Ejemplo de condiciones de facturación
El vendedor puede enviar al cliente facturas en papel o electrónicas. Las facturas pueden pagarse de una sola vez o a plazos, según las condiciones de pago que se hayan acordado. Dependiendo del propósito, hay diferentes tipos de facturas que las empresas pueden crear para sus clientes.
Las facturas representan algo más que un documento formal que proporciona la información necesaria para obtener pagos de los clientes. Pueden ayudarle a proyectar una imagen profesional y a mantenerse organizado durante la declaración de impuestos. He aquí las principales razones por las que las facturas son esenciales:
Dado que las facturas registran las ventas que has realizado, contienen información clave como los precios unitarios de los bienes o servicios, los importes totales y las fechas de las transacciones realizadas, etc. Estos registros le ayudan a conocer los patrones de compra de los clientes, las tendencias de pago, los periodos de máxima compra, los productos más vendidos y mucho más. Esto le ayuda a adaptar su inventario mediante la previsión de la demanda y el desarrollo de estrategias de marketing eficaces para dirigirse a los clientes adecuados con los productos adecuados en el momento oportuno.
Ejemplo de condiciones de facturación
La invención de los ordenadores supuso el siguiente gran cambio en la facturación. Esta revolución fue provocada por el deseo de reducir los costes y la mano de obra tradicionales. La facturación se hizo más barata, más fácil y más rápida con las facturas electrónicas.
La llegada de Internet hizo posible una comunicación mejor, más segura y más ecológica con los clientes. Las facturas en línea no tienen papel, ya que se envían por correo electrónico y los pagos se realizan en línea.
El software de facturación ayuda a que las relaciones con los clientes alcancen un nuevo nivel. Un buen software de facturación incluye soporte de CRM y un portal de clientes para que éstos puedan hacer un seguimiento de sus transacciones o realizar pagos en línea.
