"Es difícil hacer predicciones, especialmente sobre el futuro". Esta cita de Mark Twain también se aplica a la facturación electrónica, salvo que se trata de una cuestión de "cuándo" y no de "si" la facturación electrónica sustituirá a gran escala a la facturación en papel. La Comisión Europea ya ha hecho todo lo necesario para fomentar el abandono de las facturas en papel al hacer obligatoria gradualmente la facturación electrónica. Mientras que en la Unión Europea, en 2017, el 70 % de todas las facturas todavía se intercambiaban en papel y el 22 % en forma de archivos PDF que no pueden procesarse electrónicamente, la marea ha ido cambiando. Los formatos de factura estructurados e híbridos representan ahora más del 50% de las facturas. Se prevé que esta tendencia continúe y que el número de facturas en papel y PDF se reduzca al mínimo. Los países del sur y el este de la UE, como Italia, España, Croacia y Hungría, están superando a Alemania en la aplicación de la Directiva europea 2014/55/UE. No obstante, la facturación electrónica será ampliamente aceptada en Alemania, y se aconseja a las empresas que se doten de soluciones digitales para la facturación electrónica.
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Con la llegada de la Directiva 2014/55/UE sobre facturación electrónica de la UE, quedó claro que los Países Bajos -y todos los demás países de la UE- tenían que hacer obligatoria la facturación electrónica de empresa a administración (B2G). En el caso de los Países Bajos, ese plazo ya ha pasado, y hoy en día la facturación electrónica está ganando impulso, ¡incluso en el espacio B2B!
En los Países Bajos, todas las autoridades públicas y contratantes deben poder recibir facturas electrónicas. La implantación de la facturación electrónica se ha llevado a cabo mediante la adopción del marco Peppol para la creación de una infraestructura de intercambio. Actualmente, todos los organismos públicos neerlandeses están conectados directa o indirectamente a la infraestructura Peppol. Se trata del llamado DIGIPOORT, utilizado para la recepción de facturas electrónicas.
La obligación de enviar facturas electrónicas se extendió a los proveedores de la Administración central el 1 de enero de 2017. Sin embargo, no fue hasta agosto de 2019 cuando se controló o se hizo cumplir estrictamente; el Gobierno central quería dar tiempo a los empresarios a prepararse para la nueva forma de facturar.
Facturación electrónica de la manzana
La facturación automatizada y digitalizada es indispensable en tiempos de digitalización. El paso de las facturas en papel a la facturación electrónica permite reducir los costes en un 80%. Además, es posible ahorrar en personal, tiempo y materias primas y reducir al mínimo los errores.
Pero, ¿cómo funciona la facturación electrónica? ¿Qué retos conlleva? Para las pequeñas empresas, por ejemplo. ¿Qué hay que tener en cuenta y qué son PEPPOL y ZUGFeRD? Son términos con los que uno se encuentra pero que dejan mucho sin explicar.
Una factura electrónica es una factura que se emite, envía y recibe en formato electrónico. Una factura electrónica, al igual que una factura normal, tiene la misma validez y contenido que una factura en papel. Una factura electrónica puede representarse y enviarse en diferentes formatos de datos.
Las facturas todavía se imprimen en papel, se meten en sobres, se franquean y se envían con un franqueo costoso, para que los destinatarios las introduzcan digitalmente en su sistema antes de poder pagarlas. Sobre todo, este procedimiento manual cuesta dinero, tiempo y trabajo.
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Por ello, la implantación de sistemas de facturación electrónica sigue creciendo en diversos sectores económicos. Es un hecho generalizado tanto en Europa como en Latinoamérica. Tomando como ejemplo España, durante 2018 se emitieron 181.884.086 facturas electrónicas, un 14,92% más que en 2017. Gracias a ello, las empresas españolas ahorraron más de 900.000.000€ en la gestión de recepción de facturas ese año. Al otro lado del Atlántico, la factura electrónica ha llegado a Estados Unidos, Canadá y a toda Sudamérica, Centroamérica y el Caribe, llegando a Europa según el grado de implantación.
La facturación electrónica permite una importante optimización de los recursos empleados para su tramitación, por lo que se reducen los gastos empresariales. Los costes en los que se incurre al adquirir el software de facturación electrónica (costes de transmisión electrónica) se amortizan rápidamente, siendo muy inferiores a los de las facturas impresas.
Otra gran ventaja de la facturación electrónica. Al igual que en otros campos, la digitalización de documentos y procedimientos reduce considerablemente el tiempo necesario. En el caso de las facturas electrónicas, se agilizan los pagos y se reducen los plazos de cobro, ya que la presentación es casi inmediata y las facturas electrónicas pueden ser objeto de seguimiento y control.
