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La facturación electrónica en México ya es obligatoriaOctubre 2011Las empresas que operan en México deben ser conscientes de que las facturas (factura), y la forma en que se presentan, pueden tener un efecto sobre sus negocios en México, en particular con las autoridades fiscales mexicanas. Hasta ahora, las empresas mexicanas sólo tenían que preocuparse de las facturas en papel, que están sujetas a normas especiales sobre dónde y quién puede imprimirlas. El 1 de enero de 2011, México comenzó a exigir a las empresas integrarse con el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para la emisión y aprobación en tiempo real de facturas electrónicas.

La nueva factura electrónica en México es un comprobante fiscal digital denominado "Comprobante Fiscal Digital" (CFDI) o "factura electrónica" que documenta y confirma la realización de una operación comercial conforme a los estándares definidos por el SAT en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal, y que puede ser generado, transmitido y protegido por medios electrónicos.

A partir de ahora, todas las facturas en México deben ser electrónicas. Las facturas en papel impresas antes del 1 de enero de 2011 por una imprenta autorizada podrán seguir utilizándose hasta la fecha de vencimiento establecida en la factura (normalmente dos años). Cuando sea necesario, las nuevas facturas en papel deberán llevar un código de barras (Código de Barras Bidimensional o CBB). Este proceso de transición no se aplica a las empresas con unos ingresos anuales superiores a 4 millones de pesos (unos 325.000 dólares estadounidenses); salvo contadas excepciones, éstas deben empezar a utilizar de inmediato únicamente facturas electrónicas.

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En 2004, las empresas en México comenzaron a utilizar la factura electrónica. Al principio, era un método alternativo para las grandes empresas que querían procesos más eficientes, pero más tarde, en 2010, la autoridad fiscal en México (SAT), la hizo obligatoria para las empresas con más de 4,000,000 de pesos de ingresos anuales.

También conocida como 'Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)', una factura electrónica es un documento electrónico que detalla los servicios o bienes, su costo e impuestos, así como los subtotales y el total. Así, la factura electrónica (CFDI) es la versión digital de las facturas que antes se hacían en papel.

Cada factura electrónica tiene dos archivos: un archivo XML, que tiene validaciones y sellos pero es difícil de leer, y un archivo PDF que es la representación gráfica del archivo XML. Cada contribuyente tiene una firma electrónica (FIEL) que utiliza en el archivo XML para firmar el documento y demostrar que es él quien emite el CFDI.

Cada CFDI emitido por un contribuyente es enviado a un tercero (PAC) que se asegura de que la información y la estructura sean correctas y pone un sello electrónico en el archivo XML, lo que garantiza que el XML no será modificado después de que el PAC lo haya aprobado.

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Las condiciones de pago de las facturas son un acuerdo entre usted y sus clientes sobre el vencimiento de los pagos de las facturas. "Neto" se refiere al número de días antes del pago previsto. Adapte sus condiciones de pago al ritmo de su negocio, sector y relación con sus clientes. Incluso las cosas más sencillas, como las condiciones de pago netas, marcan las expectativas y el tono para todas las partes implicadas.

Como empresario, es imprescindible encontrar un equilibrio: usted quiere cobrar a tiempo, pero también quiere establecer unas condiciones de pago razonables para los clientes. Piense a corto y a largo plazo. Cobrar ahora significa tener dinero en el bolsillo. Por otro lado, la flexibilidad siempre paga dividendos en fidelidad del cliente.

Si tiene un gran volumen de clientes con facturas de coste relativamente bajo, considere plazos de pago más cortos. Sin embargo, si envía con frecuencia facturas de alto coste o sabe que sus clientes suelen tener dificultades para efectuar los pagos antes de final de mes, opte por el "Neto 45" (o superior) para darles una amplia oportunidad de liquidar sus saldos pendientes.

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