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Añadir un albarán a una factura previamente almacenada
Tanto si redacta sus propias facturas como si utiliza una plantilla proporcionada por su entidad financiera o software empresarial, merece la pena que comprenda sus obligaciones e inclusiones en virtud de la legislación fiscal australiana. Esto es lo que debes saber sobre facturación.
Recuerda que no todos los bienes y servicios están sujetos al GST. Por lo tanto, aunque redactes una factura fiscal, asegúrate de saber cuándo debes cobrar el GST y cuándo debes evitarlo. Si no está seguro de si debe registrar su empresa para el GST, consulte los consejos de la Agencia Tributaria Australiana.
El GST no se aplica a todos los bienes y servicios. Si suministra una mezcla de artículos con GST incluido y artículos con GST excluido, debe asegurarse de que su factura indica el impuesto correspondiente a cada artículo al que se aplica.
La facturación electrónica es una opción cada vez más popular entre las pequeñas empresas. Algunas aplicaciones de software empresarial generan facturas automáticamente y también le ayudan a hacer un seguimiento de los pagos en relación con las facturas. Es lo que se denomina conciliación de facturas.
Si tiene previsto prestar servicios continuados a un cliente, puede negociar hitos de pago. Por ejemplo, puede acordar enviar una factura cada mes, o tras la entrega de determinados servicios clave (como un borrador o un prototipo).
Facturas cuadradas
Con una factura en la mano, puede seguir estos consejos para escribir correos electrónicos de facturas eficaces para ayudarle a cobrar a tiempo o hacer frente a las facturas vencidas. Al final de este artículo hemos incluido modelos de facturas, recordatorios y plantillas de correos electrónicos de mora que puedes utilizar libremente.
Cobrar a tiempo es siempre una carrera contra el reloj. Debes esforzarte por facturar a tu cliente en cuanto el trabajo esté terminado o se haya dado la aprobación final. No esperes a que el cliente te pida la factura.
Acabas de esforzarte al máximo para cumplir un plazo difícil para tu cliente. Es razonable esperar la misma puntualidad a la hora de cobrar. Sin embargo, no dejes que tu impaciencia por cobrar estropee tu tono. Siempre hay que ser cortés y profesional al redactar las comunicaciones de facturación, incluso cuando se trata de cuentas vencidas. Es tan fácil como usar "por favor" al pedir el pago y agradecer al cliente su confianza.
Especifica de forma concisa cuánto hay que pagar y cuándo hay que hacerlo. No dejes esto a la interpretación. Términos imprecisos como "a la recepción" pueden significar para ti "paga inmediatamente", pero tu cliente puede interpretarlo como "paga cuando quieras". En su lugar, le sugerimos que incluya la fecha exacta de vencimiento de la factura. Lo mejor es establecer claramente estas condiciones de pago de antemano.
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Depende del plan de servicio que tengas. Los planes de servicio superiores ofrecen más funciones, incluidos más formularios web para tu cuenta. Si necesita más formularios, vaya a la sección Mi cuenta de su cuenta y haga clic en el botón de actualización. Para crear un número ilimitado de formularios, actualice al plan de servicio Platinum o superior. Consulte nuestra matriz de características para obtener más información.
Puede cambiar el diseño de su formulario en la sección Temas, que se encuentra en la configuración de su formulario. Ofrecemos un conjunto de más de 30 temas de formulario predefinidos para tus formularios, pero también puedes crear los tuyos propios desde cero. Puedes personalizar el botón de envío, el logotipo y mucho más. Para aplicar tus propias hojas de estilo, todos los formularios vienen con un editor CSS personalizado.
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Según el Export-Import Bank de los Estados Unidos, la friolera del 60% de las facturas mundiales se pagan con retraso. Y estos retrasos en los pagos están afectando negativamente al flujo de caja de las empresas estadounidenses. Un artículo de Entrepreneur.com señalaba que el 79% de los propietarios de pequeñas empresas se abstienen de pagar debido a problemas de tesorería derivados de facturas vencidas.
Además de los problemas de liquidez, las facturas vencidas también requieren tiempo y atención por parte de la empresa, que podrían emplearse mejor en otra cosa. De hecho, Globe-News Wire informa de que las empresas estadounidenses dedican una media de 15 días al año a perseguir facturas vencidas. ¡Vaya!
Por desgracia, las facturas vencidas forman parte de la actividad empresarial. No podemos evitarlas por completo, pero hay formas de agilizar y facilitar el proceso de cobro y, al mismo tiempo, ofrecer una experiencia más agradable tanto al pagador como al beneficiario.
El cobro de facturas vencidas empieza por llevar un registro minucioso. Los programas de contabilidad, como Quickbooks, pueden ayudarle a mantener registros financieros precisos. Le conviene tener a mano las fechas de las facturas, los números de las facturas, los importes de las facturas y los libros de pagos de los clientes. Porque hay pocas cosas más embarazosas que ponerse en contacto con un cliente por una "factura vencida" que en realidad aún no ha vencido.
